会员部文档管理办法.docx

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1、会员部文档管理办法第一条总则为了规范会员部门的档案资料管理，提高文档管理有效性，避免资源浪费或遗漏，特制定本制度。第二条文档管理体制1.会员部所有文档由会员服务负责收集、整理、分类、归档；2.部门所有文档按保密程度分为保密/一般/公开文件，其中保密级别仅档案负责人及部门主管或者总经理查阅，一般文件原则上仅档案负责人及部门主管查阅，特殊情况下可以由其他部门主管调阅或者部门人员特殊申请调阅。一般性文件允许其他部门主管调阅及部门内部查阅。第三条会员部文档分类如下：1 .文件：包括公司下达的文件、部门内部文件、会议纪要、公司外部来文等；2 .培训资料：内部制度、表格模板、培训资料等；3 .考勤、考核记

2、录：包括工作时间考勤表每周拜访登记表月度考核表等；4 .日常工作报告：包括外出登记表电话拜访记录邮寄资料登记表；5 .计划与总结：每周小结、月度总结、年度总结;6 .客户资料：潜在客户登记表、意向客户登记表；7 .会员资料：（详见会籍管理制度；8 .图书资料：期刊目录借阅登记表等；9 .电子文档：包括公司资料的电子版、各项记录的电子版；10 .其他：办公用品领用登记、宣传资料、合约书领取记录等。第四条工作资料处理流程1 .销售人员应于每日8：30前上交前一日的每日工作报告，内容包括拜访记录（电话及上门拜访）、次日工作计戈U;2 .销售人员应于每日9：00前填写当日的外出拜访记录并交会员部经理批

3、准，外出拜访回来后，应及时登记客户反馈信息。第五条客户档案管理细则1 .收集客户档案资料?？1）客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景,与本俱乐部交往的时间，消费种类等，这些资料是客户管理的起点和基础，需要通过销售人员对客户的访问来收集、整理归档形成的。在球会内的一些客人表现出对俱乐部的态度和意见，则要通过各部门来收集，可作为针对性服务或改善服务的方向准则；2）关于客户特征方面的资料，主要包括客户所从事工作的市场区域、业务范围、球会销售能力、发展潜力、经营观念、经营方式、经营政策、经营特点等。其中对大

4、客户，还要特别关注和收集客户市场区域的政府贸易政策动态及信息。这样可针对客户球会的经营动态对球会进行有针对性的推销；3）关于与竞争对手的关系及市行业发展趋势。与竞争者的关系要有各方面的比较数据。这样有利于会员部门对球会在每一阶段整体市场大趋势的了解和把握；4）关于交易现状的资料，主要包括客户的销售活动现状、存在的问题，球会销售战略、未来的展望。客户球会的形象、声誉，财务状况、信用状况等；2 .客户档案的分类整理归档D客户基础资料，包括：客户入会登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、客户背景资料、客户入会时的一切初始资料（包括销售人员对客户的走访、调查的情况报告）；2）客户与球会签订的合同

5、、协议情况，包括：历次签订合同协议记录，具体合同协议文本。合同协议要按签订的时间先后排列；3）客户的还款情况（签单客户），包括：客户还款计划（签单合同），客户信用额度，历次欠款还款情况，欠款还款协议，延期还款审批单。其中对于直接外销客户，还应有付款方式、授信金额抵押保证登记；?3 .档案名称、编号D档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；2）档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；3）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要

6、，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆；4 .档案编号原则D公司内归档文件的档号结构为“卷宗号一类别号一年度一保管期限一文件类型一盒号一件号”；2）每一归档文件首页前附上归档文件封面；3)每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、登录；4)档号的表示方式如下：XX公司ab2005-de-f(g)-00-00a) “XX公司”表示文档归属公司名称，即卷D不甘；b) “ab”表示文档归属部门名称，即类别号。如：行政类、营运类、策划类等等；c) “2005”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年；d) “de”表示保管期限。如：长

7、期、二年；e) “fg”表示类型名称(大类/小类)。例如：营运部月报，招商进度表，会议记录等等；f) “00-00”表示文件档号。即盒号、件号。5)新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序(文书一般以文件时间从前到后排列顺序)，以此来编列档号；6)档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列；7）档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。5 .档案审批1）客户经理在提交档案前要认真审核、校对确保档案的真实准确性；2）所有客户档案均需有客户签名、经办人、直接领导审批签字方可入档。6 .档案的查阅D每位客户经理有权随时查阅自己所

8、负责客户的档案记录；2）总经理、会员部经理有权查阅俱乐部所有客户的档案记录；3）其它客户经理或部门经理需查阅客户档案时，需有会员部经理或总经理的审批方可查阅；4）客户档案属俱乐部保密资料，严禁外泄。7 .档案的增加、修改、删除与管理D档案的增加，对于客户在建档时不完善的资料进行补充，新的行业发展趋势，竞争对手的最新动态等。所有球会员工都有及时提供资料和完善客户档案的权利和义务；2）档案的修改，在建档时客户资料难免有差，所以及时的发现修改是极为重要的。对客户档案进行修改前要得要会员部经理的同意批示，并在留存修改记录，和修改原因；3）对错误和过时行业情报、死档进行及时的删除。删除时需有会员部经理的

9、同意批示，删除原因。对确定删除的资料也要有一个月保留期，确定删除时再进行彻底删除，以免误删除有用资料；4）会员部会同其它相关部门负责人每月召开一次客户档案补充更新专题会,确定月度重点关注的客人名单。每季度召开一次消费分析会，并根据客户消费情况，对其进行各类客户档案动态转换，并做好各类客户上半年、下半年及年度消费的分析会议；8 .各文档需建立电子档，且须时时更新。第六条注意事项1.客户档案管理应保持动态性。客户档案管理不同于一般的档案。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。需要根据客户情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；及时补充新资料，不断地对客户的变化，进行跟踪记录；2 .客户档案管理的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多地关注未来客户或潜在客户，为企业选择新客户，开拓新市场提供资料；3 .客户档案管理应“用重于管。提高档案的质量和效率。不能将客户档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给推销人员和有关人员。同时，应利用客户档案，作更多的分析，使死档案变成活资料，确定客户档案管理的具体规定和办法。客户档案不能秘而不宣，但由于许多资料公开会直接影响与客户的合作关系，不宜流出企业，只能供内部使用。第七条附则1 .档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率；2 .本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。