档案馆档案整理及数字化加工服务采购项目采购需求.docx

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1、档案馆档案整理及数字化加工服务采购项目采购需求一、技术要求(一)服务要求1 .总体要求通过档案规范化的整理及数字化加工，提高档案管理效率、节省存储空间、保护档案原始信息，使档案能够更好的发挥为民服务作用，更好的服务社会大众,为促进档案信息化建设谋进步与谋发展。2 .应遵循的档案法律法规(1)中华人民共和国档案法(2)中华人民共和国保守国家秘密法(3)中华人民共和国档案法实施条例(4)关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知(中保委20034号)(5)计算机病毒防治管理办法(中华人民共和国公安部令第51号)(6)计算机信息系统保密管理暂行规定(国保发19981号)(7)电子文件归档与电子档案管理规

2、范(GB/T188942016)(8)文书档案案卷格式(GB/T9705-2008)(9)归档文件整理规则(中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2015)(10)档号编制规则(DA/T13-2022)(11)会计档案管理办法(财政部国家档案局79号令)(12)纸质档案数字化规范(DA/T31-2017)(13)科学技术档案案件构成的一般要求(GB/T11822-2008)(14)中国档案机读目录格式(GB/T20163-2006)(15)档案著录规则(DA/T182022)未尽事宜按照国家、省、市档案管理部门及采购方其它有关标准和规定执行。3 .服务内容档案馆档案整理及数字化加工服务采购项

3、目主要对各单位档案整理及数字化加工，服务内容包括约557卷4500件各门类档案整理(科技档案整理约80卷、文书档案整理约400卷4500件、会计档案整理约77卷)、约1.8万条目录著录和约250万页数字化扫描、修图、校对、图像质检、数据挂接、装订、归还、备份等相关工作，实际金额据实结算，费用不超过项目预算金额。4 .各门类档案整理要求(一)文书档案(1)文书整理原则1.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。1.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。1.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。1.4归档文件整理应保证纸质文件和电子

4、文件整理协调统一。(2)文书档案归档范围审查2.1正确区分归档与不归档的文件材料的范围。(3)分类：在文件收集齐全的基础上，按年度、机构、期限、事由进一步进行分类。3. 1分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，没有批复的，归入请示年度；跨年度的规划、计划、预算一般归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般归入开幕的年度。4. 2分机构：就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。需要注意的是上级对本机关

5、的批复，本机关对下级机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。5. 3分事由：就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。6. 4分期限：就是将文件按照规定的不同保管期限分开。立卷组合4.1立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，按照文件类型组合，适当分级，兼顾其它特征，使之联系紧密。4. 2立卷组合的形式：4. 2.1会议文件，按会议届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷，或数会一卷。4. 2.2人民来信，可按信件作者、信件的处理形式或反映的问题组合。4. 2.3统计、报表、工资表、花名册等文件，按照格式名称或地区组合，根据文件数量，可组一卷或数卷。花名册、工资表以地区、原行业、

6、原单位结合年度组卷，列为文书永久，可单独存放。4. 2.4本机关管理和业务活动中形成的条例、法规、制度、业务调研材料，一般按单一问题组合。4. 2.5工作计划、总结等文件，一般按责任者或名称组合。7. 2.6简报、刊物，可按名称或期号组合，根据文件的数量，可以一期一卷或数期一卷。(5)卷内文件的排列与编号5.1卷内文件的排列5.1.1 卷内文件材料，一般按重要程度或时间顺序排列。5. 1.2批复、批示在前，请示、报告在后。5. 1.3正件在前，附件在后。5. 1.4正本在前，定稿在后(重要法规性文件的历次稿，依次排列在定稿之后)。5. 1.5转发件在前，被转发件在后。8. 2卷内文件的编页号卷

7、内文件应按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号，空白页不编号，一律用铅笔书写。编制页码，页码应连续编制，从“1”开始编制。页码使用黑色铅笔标注，字迹工整、清晰。不能出现漏号、重号。(6)著录卷内目录与填写备考表8.1 卷内文件目录的填写8.1.1 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号，也称件号。用阿拉伯数字连续编号，不得空号。请示、批复分别编写。9. 1.2文号：文件制发机关的发文字号。6.1.3责任者：即文件的署名者，没有注明责任者的文件材料要考证清楚，然后填写。一般填全称，也可填通用简称。6.1.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不能随意更改和简化。没有标题的或

8、标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“”号，会议记录应根据每次会议的主要内容自拟标题，依次填写。6.1.5日期：指文件的形成时间，填写时可省略年、月、日字样，如：19920310o会议记录应依次填写每一次会议召开的时间。6. 1.6页号：指卷内文件所编页号，除最后一份文件填起止号外，其余文件只填起号。6.1. 7备注：对卷内文件变化作说明之用。填写卷内目录，必须按规定格式逐件、逐项填写，要用计算机打印。6. 2卷内备考表的填写6.2. 1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。6.2.1立卷人：由责任立卷者签名。6.2.3检查人：由案卷质量审核者签名(要求是立卷单

9、位主要负责人或分管档案工作的负责人签名)。6.2.4立卷时间：填写完成立卷的日期。若卷内无情况说明，也必须将立卷人、检查人的姓名和时间填上。(7)拟写案卷题名案卷题名即案卷标题，一般应由立卷人自拟、案卷题名要求结构完整，应由卷内文件的主要聘任责任者、问题、名称(名称不超过三个)组成，拟写时要求做到简明扼要，概括确切，文字通顺，正确地把卷内文件内容揭示出来。一般采用段落式标法，末尾不加。(8)案卷封面的填写与装订8.1填写或者打印案卷封面：应逐项按规定填写全宗号、案卷题名、起止时间、保管期限、件、页数、归档号。8.2案卷装订装订前要去掉文件上的金属物，破损和装订线内有字迹的文件材料要进行裱糊。案

10、卷装订前，要检查案卷各部分排列顺序。应为案卷封面、卷内文件目录、卷内文件、备考表。(9)装盒：对于同一年度不同保管期限的文书档案，进行分盒装盒，起止卷号填写盒内组卷文件排列最前的和最后的卷号。(10)经采购方验收合格后，上架入库。(二)科技档案分类1.1按单项工程分类(2)组卷2.1卷的概念2.1.1案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。2.1.2组卷立卷，即组织案卷，将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。2.2组卷原则遵循基建文件的形成规律，保持案卷内基建文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。2.3组卷方法2.3.1按建设程序，分阶段组卷。2.3.2立项审

11、批文件可根据审批事项的内在联系，按问题组卷。2.3.3设计基础文件可按问题、专业、形成单位等组卷。2.3.4设计文件可按照设计的不同阶段和专业、形成单位等组卷。2.3.5项目管理文件可按问题并结合时间等组卷。2 .3.6施工技术文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；一施工管理文件按工作程序并结合问题组卷；一原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷;一各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按单位工程集中整理组卷外，其余文件材料按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷；一设备文件材料按专业、台

12、件等组卷；一竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业顺序组卷，并编制设计变更一览表。3 .3.7监理文件可根据其工作内容，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。有的也可按单位工程、分部工程、专业、阶段、文种等组卷。2. 3.8竣工验收文件可按照单位工程、专业(各专项验收等)分别整理组卷。(3)卷内文件的排列与页号编写3.1卷内文件的排列常用方法：3. 1.1按文件材料形成的时间顺序排列3. 1.2按图样材料和文件的编号顺

13、序排列3. 1.3按文件材料的重要程度排列3. 1.4按文件材料的形式特征排列3. 1.5案卷内密不可分的文件材料应排在一起3. 2卷内文件页号的编写3 .2.1案卷内基建文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。一页号用阿拉伯数字编写。一各件之间不连续编页号。一页号的填写位置：双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角；单面书写的文件材料，在其右下角。图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。4 .2.2已有页号的文件可不再重新编写页号。如成套图样、印刷成册的文件。3. 2.3卷内目录、卷内备考表不编写页号。（4）案卷封面的编制4.1案卷题名：主要包括建设项目名称或代号、阶段名称、

14、文件类型名称等4. 2立卷单位：填写负责组卷的部门或单位4. 3起止日期：填写案卷内基建文件形成的最早和最晚的时间（年、月、日）4. 4保管期限：填写组卷时依照有关规定划定的保管期限4. 5密级：填写卷内基建文件的最高密级4. 6档号（示例）：由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成（5）案卷脊背的编制4.1 脊背项目可根据需要选择填写。5. 2案卷脊背印制在卷盒侧面。（6）卷内目录的编制5.1 序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号6. 2文件编号：填写文件文号或型号或图号或代字、代号等7. 3责任者：填写文件形成者或第一责任者6. 4文件题名：填写文件全称

15、。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。6.5日期：填写文件形成的时间（年、月、日）6. 6页数：填写每件文件总页数6.7备注：填写需说明的情况（需要时填写）（7）卷内备考表的编制7.1说明：标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题7.2立卷人：由立卷责任者签名7.3立卷日期：填写完成立卷的时间7. 4检查人：由案卷质量审核者签名7. 5检查日期：填写案卷质量审核的时间7. 6互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型案卷目录的编制案卷目录总结简明连贯，突出主题内容。(9)案卷的装订、装盒与排列上架9.1整卷装订9.2装盒9.3分类排列法上架(三)会计档案概念会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。(2)会计档案归档范围2. 1会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证；2.2会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿；2. 3财务报告类：年度财务报告