档案馆档案整理及数字化加工服务采购项目采购需求.docx

档案馆档案整理及数字化加工服务采购项目采购需求一、技术要求(一)服务要求1 .总体要求通过档案规范化的整理及数字化加工，提高档案管理效率、节省存储空间、保护档案原始信息，使档案能够更好的发挥为民服务作用，更好的服务社会大众,为促进档案信息化建设谋进步与谋发展。2 .应遵循的档案法律法规(1)中华人民共和国档案法(2)中华人民共和国保守国家秘密法(3)中华人民共和国档案法实施条例(4)关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知(中保委20034号)(5)计算机病毒防治管理办法(中华人民共和国公安部令第51号)(6)计算机信息系统保密管理暂行规定(国保发19981号)(7)电子文件归档与电子档案管理规范(GB/T188942016)(8)文书档案案卷格式(GB/T9705-2008)(9)归档文件整理规则(中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2015)(10)档号编制规则(DA/T13-2022)(11)会计档案管理办法(财政部国家档案局79号令)(12)纸质档案数字化规范(DA/T31-2017)(13)科学技术档案案件构成的一般要求(GB/T11822-2008)(14)中国档案机读目录格式(GB/T20163-2006)(15)档案著录规则(DA/T182022)未尽事宜按照国家、省、市档案管理部门及采购方其它有关标准和规定执行。3 .服务内容档案馆档案整理及数字化加工服务采购项目主要对各单位档案整理及数字化加工，服务内容包括约557卷4500件各门类档案整理(科技档案整理约80卷、文书档案整理约400卷4500件、会计档案整理约77卷)、约1.8万条目录著录和约250万页数字化扫描、修图、校对、图像质检、数据挂接、装订、归还、备份等相关工作，实际金额据实结算，费用不超过项目预算金额。4 .各门类档案整理要求(一)文书档案(1)文书整理原则1.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。1.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。1.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。1.4归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。(2)文书档案归档范围审查2.1正确区分归档与不归档的文件材料的范围。(3)分类：在文件收集齐全的基础上，按年度、机构、期限、事由进一步进行分类。3. 1分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，没有批复的，归入请示年度；跨年度的规划、计划、预算一般归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般归入开幕的年度。4. 2分机构：就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。需要注意的是上级对本机关的批复，本机关对下级机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。5. 3分事由：就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。6. 4分期限：就是将文件按照规定的不同保管期限分开。立卷组合4.1立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，按照文件类型组合，适当分级，兼顾其它特征，使之联系紧密。4. 2立卷组合的形式：4. 2.1会议文件，按会议届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷，或数会一卷。4. 2.2人民来信，可按信件作者、信件的处理形式或反映的问题组合。4. 2.3统计、报表、工资表、花名册等文件，按照格式名称或地区组合，根据文件数量，可组一卷或数卷。花名册、工资表以地区、原行业、原单位结合年度组卷，列为文书永久，可单独存放。4. 2.4本机关管理和业务活动中形成的条例、法规、制度、业务调研材料，一般按单一问题组合。4. 2.5工作计划、总结等文件，一般按责任者或名称组合。7. 2.6简报、刊物，可按名称或期号组合，根据文件的数量，可以一期一卷或数期一卷。(5)卷内文件的排列与编号5.1卷内文件的排列5.1.1 卷内文件材料，一般按重要程度或时间顺序排列。5. 1.2批复、批示在前，请示、报告在后。5. 1.3正件在前，附件在后。5. 1.4正本在前，定稿在后(重要法规性文件的历次稿，依次排列在定稿之后)。5. 1.5转发件在前，被转发件在后。8. 2卷内文件的编页号卷内文件应按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号，空白页不编号，一律用铅笔书写。编制页码，页码应连续编制，从“1”开始编制。页码使用黑色铅笔标注，字迹工整、清晰。不能出现漏号、重号。(6)著录卷内目录与填写备考表8.1 卷内文件目录的填写8.1.1 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号，也称件号。用阿拉伯数字连续编号，不得空号。请示、批复分别编写。9. 1.2文号：文件制发机关的发文字号。6.1.3责任者：即文件的署名者，没有注明责任者的文件材料要考证清楚，然后填写。一般填全称，也可填通用简称。6.1.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不能随意更改和简化。没有标题的或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“”号，会议记录应根据每次会议的主要内容自拟标题，依次填写。6.1.5日期：指文件的形成时间，填写时可省略年、月、日字样，如：19920310o会议记录应依次填写每一次会议召开的时间。6. 1.6页号：指卷内文件所编页号，除最后一份文件填起止号外，其余文件只填起号。6.1. 7备注：对卷内文件变化作说明之用。填写卷内目录，必须按规定格式逐件、逐项填写，要用计算机打印。6. 2卷内备考表的填写6.2. 1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。6.2.1立卷人：由责任立卷者签名。6.2.3检查人：由案卷质量审核者签名(要求是立卷单位主要负责人或分管档案工作的负责人签名)。6.2.4立卷时间：填写完成立卷的日期。若卷内无情况说明，也必须将立卷人、检查人的姓名和时间填上。(7)拟写案卷题名案卷题名即案卷标题，一般应由立卷人自拟、案卷题名要求结构完整，应由卷内文件的主要聘任责任者、问题、名称(名称不超过三个)组成，拟写时要求做到简明扼要，概括确切，文字通顺，正确地把卷内文件内容揭示出来。一般采用段落式标法，末尾不加。(8)案卷封面的填写与装订8.1填写或者打印案卷封面：应逐项按规定填写全宗号、案卷题名、起止时间、保管期限、件、页数、归档号。8.2案卷装订装订前要去掉文件上的金属物，破损和装订线内有字迹的文件材料要进行裱糊。案卷装订前，要检查案卷各部分排列顺序。应为案卷封面、卷内文件目录、卷内文件、备考表。(9)装盒：对于同一年度不同保管期限的文书档案，进行分盒装盒，起止卷号填写盒内组卷文件排列最前的和最后的卷号。(10)经采购方验收合格后，上架入库。(二)科技档案分类1.1按单项工程分类(2)组卷2.1卷的概念2.1.1案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。2.1.2组卷立卷，即组织案卷，将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。2.2组卷原则遵循基建文件的形成规律，保持案卷内基建文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。2.3组卷方法2.3.1按建设程序，分阶段组卷。2.3.2立项审批文件可根据审批事项的内在联系，按问题组卷。2.3.3设计基础文件可按问题、专业、形成单位等组卷。2.3.4设计文件可按照设计的不同阶段和专业、形成单位等组卷。2.3.5项目管理文件可按问题并结合时间等组卷。2 .3.6施工技术文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；一施工管理文件按工作程序并结合问题组卷；一原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷;一各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按单位工程集中整理组卷外，其余文件材料按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷；一设备文件材料按专业、台件等组卷；一竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业顺序组卷，并编制设计变更一览表。3 .3.7监理文件可根据其工作内容，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。有的也可按单位工程、分部工程、专业、阶段、文种等组卷。2. 3.8竣工验收文件可按照单位工程、专业(各专项验收等)分别整理组卷。(3)卷内文件的排列与页号编写3.1卷内文件的排列常用方法：3. 1.1按文件材料形成的时间顺序排列3. 1.2按图样材料和文件的编号顺序排列3. 1.3按文件材料的重要程度排列3. 1.4按文件材料的形式特征排列3. 1.5案卷内密不可分的文件材料应排在一起3. 2卷内文件页号的编写3 .2.1案卷内基建文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。一页号用阿拉伯数字编写。一各件之间不连续编页号。一页号的填写位置：双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角；单面书写的文件材料，在其右下角。图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。4 .2.2已有页号的文件可不再重新编写页号。如成套图样、印刷成册的文件。3. 2.3卷内目录、卷内备考表不编写页号。（4）案卷封面的编制4.1案卷题名：主要包括建设项目名称或代号、阶段名称、文件类型名称等4. 2立卷单位：填写负责组卷的部门或单位4. 3起止日期：填写案卷内基建文件形成的最早和最晚的时间（年、月、日）4. 4保管期限：填写组卷时依照有关规定划定的保管期限4. 5密级：填写卷内基建文件的最高密级4. 6档号（示例）：由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成（5）案卷脊背的编制4.1 脊背项目可根据需要选择填写。5. 2案卷脊背印制在卷盒侧面。（6）卷内目录的编制5.1 序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号6. 2文件编号：填写文件文号或型号或图号或代字、代号等7. 3责任者：填写文件形成者或第一责任者6. 4文件题名：填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。6.5日期：填写文件形成的时间（年、月、日）6. 6页数：填写每件文件总页数6.7备注：填写需说明的情况（需要时填写）（7）卷内备考表的编制7.1说明：标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题7.2立卷人：由立卷责任者签名7.3立卷日期：填写完成立卷的时间7. 4检查人：由案卷质量审核者签名7. 5检查日期：填写案卷质量审核的时间7. 6互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型案卷目录的编制案卷目录总结简明连贯，突出主题内容。(9)案卷的装订、装盒与排列上架9.1整卷装订9.2装盒9.3分类排列法上架(三)会计档案概念会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。(2)会计档案归档范围2. 1会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证；2.2会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿；2. 3财务报告类：年度财务报告