采购付款管理办法.docx

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1、采购付款管理办法第一章：前言为保障公司各地供应商付款方式统一、规范各类借款的办理、冲账及对账流程，明确管理要求，特制定本办法。本办法适用于公司各类采购业务付款方式的选择及以借款方式采购原材料、备件、设备、模具等物资的国内外结算业务。第二章：职责第一条：采购部负责根据相关管理规定签订订货合同、确定合适的付款方式、办理借款申请、跟进借款冲账事宜。第二条:财务部负责各类采购付款业务的审核、付款、记账、冲账及对账工作。第三章：定义第一条：采购预付款：是指采购原材料、备件、设备、模具等物资时，预先支付给供应商的货款。具体包括：材料、备件等尚未到货或未验收入库，但根据合同规定需支付给国内供应商的全部或部分

2、货款及定金，即预付款；材料、备件等已验收入库，尚不能结算但需支付给国内供应商的货款；根据合同规定需要支付的设备、模具的预付款；以信用证、托收等付款方式提前支付给国外供应商的货款。第二条：月结：指上月28日至本月27日为一个结算周期进行的结算。第四章：付款方式的确定第一条：常规付款方式1 .所有国内采购常规付款方式（除设备外）：D挂账金额小于5万元的，月结，挂账40天后付现汇；2 ）挂账金额大于或等于5万元的，月结，挂账即付6个月承兑。2 .设备采购常规付款方式:设备到货后付合同总金额30%的货款（在验收前付款比例小于或等于合同总金额60%的，属正常付款方式范围，不需要特殊审批）；设备最终验收合

3、格后付合同总金额60%货款；最后10%的货款于设备最终验收合格之日满12个月后支付。每笔付款金额大于或等于5万元的以6个月承兑汇票支付，金额小于5万元的以现汇方式支付。3 .进口采购常规付款方式（非设备类）:货到检验合格入库后，挂账10天TT第二条：采取预付款的要求1 .原则上不得采用预付款方式，若有特殊情况需采用预付款方式付款的，需填写特殊付款申请表进行申请（此预付款不包括已到货的付款I2 .所有同类物料的当批预付款条件不能高于历史付款记录（如A厂家原付款方式为预付30%,则后续供应同类物料的A、B、C等厂家审批的付款条件均不得高于原预付款额度，即预付不得超过30%3 .原则上不允许调整预付

4、款额度，特殊情况下需调整的，必须提供资金安全分析报告及增加预付款额度的收益分析,预付款成本损失不得大于合同特殊条款获得的综合收益。预付款物料商务条件与原审批商务条件存在差异的部分，要求在价格审批表中醒目位置单独标注清楚,以便审阅监控。第三条：特殊付款要求及操作流程所有付款方式与公司常规付款方式不一致的,均需填写特殊付款申请表，经审批同意后方可执行。第四条：付款时间的确定1 .国内采购常规付款时间（除设备外）：1）挂账金额大于或等于5万元的供应商常规付款时间为采购月份的下下月1号起支付（如1月份货款需从3月1日开始支付），银行承兑起始日为采购月的下月28日。2 ）挂账金额小于5万元的供应商常规付

5、款时间为月结并挂账40天后支付（如1月货款，1月28日（含）后挂账按挂账时间起40天后付款,1月28日前挂账按1月28日起40天后付工2 .设备类的常规付款时间按照设备采购常规付款方式执行。3 .非常规付款时间的，均需按相应特殊付款申请表中的要求进行办理。第五条：采购的特殊付款资料均需提交财务部作为付款依据。第五章：预付款的借款及付款流程第一条：材料、备件等尚未到货或未验收入库、但根据合同规定需支付给国内供应商的全部或部分货款及定金。1 .采购部在商务谈判中应尽量避免采用预付款方式进行结算,如需采取预付款方式的，采购部应控制预付款可能存在的风险。2 .供应商预付款实行资格制、限额制。采购部应将

6、经公司高层审批通过的预付款借款资格及限额汇总表纸质原件交财务部备档，财务部严格按备档文件执行。如需要调整供应商名单或限额的，采购部也应报公司高层审批，并于调整后5个工作日内将新的供应商名单及限额汇总表交财务部备档。3 .不在预付款借款资格及限额汇总表备档范围内的供应商，借款金额在5万元以下且无未冲账的预付款的，经采购部及财务部专员、公司高层审批后可以办理预付手续。当批借款金额不得超过5万元,有尚未办理冲账手续的预付款的,不得再办理预付手续。4 .采购部负责填写和审核借款单据中的相关事项，并将加盖了合同专用章的合同和经相关人员签字确认后的借款单据交财务部合同会计，采购部应及时将授权签字的人员名单

7、及额度交财务部备档。5 .财务部合同会计负责根据合同对采购部提交的借款单据的相关事项进行审核。凡涉及预付款的，必须附有已审批的价格审批表。6 .财务部审核预付款是否超出备档限额、是否已按规定期限冲账、不在备档范围内的供应商是否无未冲账的预付款等事项，并对符合本规定的预付款进行账务处理和付款。第二条：材料、备件等已经验收入库，但尚不能结算而支付给国内供应商的货款1 .采购部向财务部合同会计提交借款单据、打印外协外购件入库明细和退货明细，并标注出估计金额（即入库数量和最近结算价格计算出来的金额Jo对于为公司加工材料的供应商，在申请借款时，借款的估计金额不得超过该供应商对应所属期的入库金额减去对应所

8、属期的公司材料让售金额。2 .财务部合同会计审核通过后交财务部材料会计。3 .财务部材料会计负责审核入库数量及借款是否超出估计金额，审核通过后进行账务处理和付款。第三条：设备采购、设备改造、模具等其他类预付款1 .为控制风险，设备采购、设备改造、模具等采购事项，业务人员在谈判时尽量避免使用预付款的方式，在特殊情况下需要支付预付款时，均需填写特殊付款申请表，经审批同意后方可执行。2 .设备、模具等付款方式应与历史付款记录付款方式进行比较，按不高于可比较的付款条件付款。3 .采购部负责根据合同约定填写借款单据并提交到财务部。4 .财务部合同会计负责根据合同对采购部提交的付款单据中的相关事项进行审核

9、。5 .财务部固定资产会计审核预付款是否符合规定，并对符合规定的借款进行账务处理和付款。第六章：预付款冲账流程第一条：走出入库流程的材料、备件类借款冲账时,采购部需提交挂账申请单、进项税发票、外协外购件入库明细和退货明细到财务部合同会计，出现价差时需附价差说明报告。财务部合同会计审核后提交材料会计进行账务处理，冲销预付账款。第二条：对于设备、模具预付款冲账时需由采购部提交费用报销申请单、进项税发票及验收合格文件至财务部合同会计，合同会计审核后固定资产会计进行账务处理，冲销预付账款。第七章：预付款方式付款的冲账时间规定第一条：材料备件预付款应在收货之日起15天内，或者收到发票10天之内完成冲账手续。第二条：设备、模具的预付款冲账期限为预付款之日起180天，如因设备第一次验收不合格或因公司实际问题耽误设备进展的,设备管理单位提交经其部门专员审批的报告后，预付款冲账时间可顺延。第三条：财务部按月对国内夕M共应商预借款进行账龄分析,并向采购部通报未在规定时间内完成冲账的供应商。采购部需提交经公司高层审批通过的延迟冲账申请后方可延迟,未按要求及时提供延迟冲账申请的，财务部停止向该供应商支付货款。第八章：检有与考核第一条：本标准由财务部负责定期组织监督和检查。第二条：本标准的具体考核办法按公司考核办法进行。