采购管理制度.docx

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1、采购管理制度1 .目的1.l加强物资采购管理，规范采购流程，降低采购风险。2 .适用范围2.1 适用于公司各部门。3 .职责3.1 采购部：负责所有物资的采购工作；3. 2库房：负责物资入库工作；4. 3品管部及需求部门：根据标准进行验收。5. 4财务部：负责根据采购合同、票据、验收意见等进行付款。4.采购物资分类4.1 大宗原材料：包括糯米、大米、小米辣、瓶盖、玻瓶、纸箱、标签、料酒封口套、曲药、醪糟碗、醪糟膜、添加剂，袋装膜；4. 2设备：XXXXX元及以上的为重点设备；XXXXX元以下的为一般设备；4. 3零星采购品：包括莲米、枸杞、银耳、糯小米、糯玉米、香辛料、花生、猪肉、牛肉、芝麻、

2、仔姜、葱、白糖、盐、松仁、银杏、味精、化验室检测设备及仪器仪表、机物料（仪表、配件、五金、电机、阀门、管件等）、低值易耗品、清洗剂、消毒剂、润滑剂、化验药品、燃料等。6. 4车辆：运输车辆和行政车辆。5.审批权限5.1 大宗原物料：糯米、小米辣采购计划由采购部经理根据年度销售计划制订相应的采购计划，报分管领导审核、总经理批准。其余大宗原物料的采购计划由库房根据生产制造部经理提供的生产计划，编制采购计划，采购部经理审核，公司分管领导批准。5. 2零星采购品：化验室检测设备、仪器仪表由品管部申请，总工程师批准；机物料由设备动力部申请，总工程师批准，采购部实施采购；其他零星采购品由使用部门或库房提出

3、申请，分管领导批准，采购部实施采购。5. 3办公家具、办公设备、办公用品、电脑、打印机等由总经办提出申请，公司分管领导审核，总经理批准，转采购部实施采购。5. 4设备：5.4. 1重点设备由设备动力部申请，总工程师审核，总经理批准，转采购部实施采购。5. 4.2总工程师根据技改项目需求,提出购买申请，由总经理批准,转采购部实施采购。5. 4.3一般设备由设备动力部申请，XXXX元及以下的由总工程师批准，XXXX元以上的由总工程师审核，总经理批准，转采购部实施采购。5. 5车辆：由使用部门申请，分管领导审核，总经理批准，转采购部实施采购。5. 6订立采购合同：5. 6.1单笔金额预估在XXXXX

4、X元及以上的物资采购合同或大宗原物料的长期供应合同,均须总经理签批；5. 6.2单笔金额预估在XXXXXXX元以下的物资采购合同或大宗原物料的供应合同，由总经理授权人签署；7. 6.3采购合同由采购部经理初审，然后交由财务负责人、法律顾问会审。合同签订后若有异议，应按合同法及公司有关规定处理，相关部门负责人会签。5.7外地考察费用：5.7. 1大宗原物料、重点设备采购过程中，如需到外地考察，由采购部经理拟定考察计划，做出费用预算，报分管领导审核，总经理批准。6.控制程序6.1 采购计划6.1.1 年度计划6.1.1.1生产用物资：每年度的第一个月生产部根据公司年度销售目标拟定年度生产物资需求计

5、划，采购部建立年度采购计划；6.1.1.2设备及配件、五金：每年度的第一个月设备动力部根据年度生产需求拟定年度设备、零配件、五金需求计划，采购部建立年度采购计划；6.1.1.3办公用品：每年的第一个月总经办根据公司各部门需求拟定年度办公用品需求计划，采购部建立年度采购计划；6.1.2月度计划6.1.2.1需编制月度计划的物资为常规产品所需的大宗包材和糯米；6.1.2.2库房负责人根据生产部编制的月度生产计划并结合物资安全库存情况，每月1号向采购部提交本月采购需求计划，采购部经理应在5号前完成审核、报分管领导批准。6.2请购6.2.1采购部拟定每种物料的采购周期，通知到相关部门；6.2.2各类大

6、宗原物料，库房负责人应与生产制造部经理、采购部经理共同确定安全库存，确保在采购周期内生产不中断；6.2.3大宗原物料库存量临近安全库存时，由库管员填写物料请购单，库房主管审核，报采购部实施采购；6.2.4重点设备请购6.2.4.1设备动力部填写物料请购单，报总工程师审核。总工程师可视情况组织使用部门、设备动力部、工艺部的相关人员参与评审，评审意见填入设备/设施配置申请表（见设备管理制度附件），作为物料请购单的附件，一并呈报总经理审批；6.2.4.2总工程师提出添置重点设备时，由总工程师填写物料请购单和设备/设施配置申请表，呈报总经理审批；6.2.4.3总经理直接指示购买的重点设备，由总工程师填

7、写物料请购单和设备/设施配置申请表，呈报总经理签字；6.2.4.4重点设备的设备选型、技术参数由总工程师确认，采购部经理负责组织考察、价格谈判、合同拟定等项工作，总工程师根据需要组织公司设备、生产部门相关人员组成评审组，作出评估意见，总经理做最终审批。6.2.5零星采购品6.2.5.1零星采购品中的生产用原物料，由库管员填写物料请购单，库房主管审核，报采购部实施采购；6.2.5.2零星采购品中的非生产原物料，各部门填写物料请购单后，需库房确认库存并签字。如有该种物资的库存，库房可将物料请购单退回申请部门。如无库存，库房主管需在物料请购单上签字。对于此类物资，采购部经理认为不必购买时，可与申请部

8、门负责人协商、取消申购，并在物料请购单上签字后退回申请部门。6.2.6各部门提交物料请购单时，应在物料请购单上注明品名、规格、数量、需求日期。6.2.7生产、销售等部门急需的物资，需求部门负责人向采购部提出口头申请后，采购部经理应立即安排经办人员先行询价、议价，待接到物料请购单后，按一般采购程序优先办理。6.2.8如临时需采购非常用原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请*分管领导核准f采购部询价、议价、比价一总经理（或总经理授权人）核准一采购部采购一品管部或使用部门验收。6.3采购订单管理6.3.1采购经办人员接到经批准的物料请购单后向供应商下达订货单，并与供应商以电话或传真方式确定交货（到

9、货）日期、交货数量；6.3.2若属分批交货者，采购经办人员应于物料请购单上注明“分批交货”的字样；6.3.3采购员根据供应商发货情况，将大宗物资发货信息通知库房主管；6. 3.4供应商发货后，采购员每天电话跟踪货物到达时间，并将信息反馈到库房，如供应商未按合同规定及时送货，以逾期交货处理。6.4供应商管理6. 4.1供应商开发6.4. 1.1采购员对拟选用的供应商进行资格预审（三证、产品型式检验报告、信誉、资金能力、供货能力等）；6.5. 1.2开发原料新供应商时，工艺技术研究中心需要对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写供方评定记录表中相应栏目，反馈采购部，必要时应协同采购部到现场调查确

10、认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为可选供应商。6.6. 1.3采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货的资信、经营状况、质量、价格、交货及时性等因素，选择合格的供应商；6.7. 1.4为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，原则上应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格；6.8. 1.5选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商；6.4.1.6采购人员从生产需求、价格、质量、服务、数量、供货周期、合作历史记录等角度考察供应商，登记供应商各方面情况；6.4.1

11、.7若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭此作为判断是否为供应商的依据；6.4.1.8对供应商实施实地考察时，采购部经理组织参与考察人员进行按专业分工进行考察、记录所需要的信息。考察完毕后，由采购部经理撰写考察报告，参与考察人员在报告上签字。6.4.2供应商分类：根据供应商的信誉状况、货源稳定性（数量、品质）、资金状况、发运能力等方面，将供应商分为A、B、C、D四大类：6.4.2.1A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；能提供账期为45天以上。6.4.2.2B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；能提供账期为30天以上。6.4.2.

12、3C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商；能提供账期为15天以上。6.4.2.4D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。原则上不采用D类供应商。6.4.3供应商考核评估6.4.3.1品管部在每月5号之前将上月来料质量情况书面形式传递给采购部。每年度结束时汇总、统计全年度来料异常问题，书面传递给采购部。6.4.3.2采购部将每次的来货情况登记在采购订单跟踪表，结合品管部来料质量情况，每季度填写供应商业绩评定表，评价时按百分制，质量评分占XX%,交货评分占XX%,其他（如价格、售后服务等）占XX%,评定总分低于80分，应取消合格供方供应资格；6.4.3.3每

13、年对供应商进行一次复评，并将评估结果填入供应商评估表，对考核合格的供应商纳入合格供方名录，评定供应商信誉等级，不合格的供应商有选择性淘汰。评定结果应报分管领导审核，总经理批准；6.4.3.4供方产品若出现质量问题，采购部向供应商发出纠正/预防措施记录表，若质量无明显改善的应取消其供应商资格；6.4.3.5对于出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按合同规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。6.4.4供应过程管理6.4.4.1采购部应掌握主要原料的产地分布，当年生产、收成、品质情况、库存及市场供求关系等资讯，遇有变更时，

14、应立即修正；6.4.4.2采购部须以电话、传真、邮件等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况；6.4.4.3采购部应建立供应商台帐，每年编制一次采购分析报表，呈报总经理和分管领导审阅；6.4.4.4零星采购品由采购经办人留下供应商联系方式,对供应商的选择应符合公司相关规定，采购部经理不定期对市场进行考察、对供应商进行电话回访，以考察采购品价格的真实性。6.4.5供应商档案资料管理6.4.5.1采购部负责建立供应商档案,包括订立的合同及附件,供应商证照及资质证明，检验报告，往来函电、文件资料等；6.4.5.2采购部设置专人负责供应商档案的管理工作，及时整理、更新、维护，定期向公司

15、档案室归档；6.4.5.3任何人如需借阅、调取供应商档案内的资料，必须经采购部经理同意，由采购部内勤人员登记，借阅人员签名后方可借阅。6.5定价6. 5.1一般采取协议采购、招标采购、动态竞价采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格；7. 5.2采购经办人员接到物料请购单后应依物料请购单的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除核准以电话询价之外，另需精选二家以上的供应商办理比价或经分析后议价；8. 5.3若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，需经采购部经理核实并征求使用部门、请购部门和验收部门意见后，在物料请购单上注明；9. 5.4当请购数量低于供应商要求的最低采购量时（印刷品等），采购经办人员于议价后，应于物料请购单中注明，经采购部经理签认确认后予以采购；6.5.5对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价；6. 5.6采购经办人员进行采购时，参考市场行情，挑选三家以上的供应商比价或经分析后议价。产品购买价格高于历史采购价格的，采购经办人需电话告知采购部经理，经同意后方可购买；6.6 合同管理6. 6.1所有物资采购都必须签订合同，合同一式两份（一份采购部自存,一份交供应商），加盖公司合同专用章。信件和数据电文