11信息交流与知识管理制度.docx

十一、信息交流与知识管理制度编号：FJXW-QP-111 目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理工作。2 适用范围适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。3 职责3.1 综合部负责与上级主管部门及内部员工的信息交流；负责统筹公司对内、对外有关质量、环境、职业健康安全的信息收集、传递和处理。3.2 各部门/工程部负责工作范围内信息的传递与交流，以及对相关方信息的收集。4 工作程序1 .1信息的分类4 .1.1外部信息4.1.1.1安全生产监督局、地方监测站、环保局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地政府等监测或检查的结果及反馈的信息；4.1.1.2政策法规标准类信息，如职业健康安全、环境法律法规、条例、产品标准等;4.1.1.3相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指客户、工程合同方、监理单位、设计院、供应商、废物收购方、社区居民、员工家属等；4.1.1.4其他从外部获取的有关质量、环境、职业健康安全管理方面的信息。4.1.2内部信息4.1.2.1正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；4.1.2.2紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害、台风、工伤事故、事件等情况下的信息与记录；4. 1.2.3其他内部信息（如员工的建议等）。4.2信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。4. 2.1外部信息的收集与处理4.2. 1.1综合部负责安全生产监督局、地方监测站、环保局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局等监测、检查结果及反馈信息的收集、传递，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照相关程序文件的要求进行处理。4.3. 2.1.2各相关部门按其业务范围将收到的文件呈报部门主管后做出相应的处理，若直接从外部获取的有关的法律、法规和标准等管理信息时，应以信息联络处理单反馈到工程部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。4.4. 1.3政策法规、标准类的资料信息由工程部负责收集、更新、整理、保存，详见法律法规及其他要求管理制度及文件管理制度。4.5. 1.4外部质量、环境、职业健康安全检查、参观、访问由相应部门接待安排。4.1.2.5工程部、各工程部分别负责与客户、监理、设计、工程合同方、物料供应商、废物收购方等相关方进行信息沟通，对其环境施加影响，详见对相关方施加影响管理规定;工程部负责与客户的信息联络。4.1.2.6当相关方提出的有关意见或申诉时，由接待单位将原因填写在信息联络处理单，传递与相关部门，由责任部门提出处理意见或建议，报主管领导批准后实施，并将处理结果反馈予相关方。当涉及多个部门时，可由对应部门以信息联络处理单的形式传递给管理者代表，组织处理。4.2.2内部信息的收集与处理4.2.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；综合部按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核及管理评审结果；工程部负责传递法律法规的更新等信息。4.2.2.2管理者代表通过各种会议或采用公司文件、刊物等形式向全体员工宣传解释公司的方针、目标（指标）和管理方案。4.2.2.3综合部、工程部，通过板报会议等形式向全体员工宣传质量意识、环保意识、职业健康安全知识，包括管理者代表的任免、综合部的作用等。4.2.2.4员工有权利监督职业健康安全的状况，公司如有计划直接或间接改变施工作业场所安全卫生情况时，要事先与员工进行商讨。公司指定若干非管理层人员作为员工的代表参与有关职业健康安全事务决策的协商工作，并将有关决议通过文件或在员工大会上向员工进行通报。4.2.2.5综合部通过收集日常信息联络处理单及会议上员工的反馈信息，协助其向对口部门进行反映，并将处理的结果进行回复，维护员工的权益。4.2.2.6所有员工在发现异常的质量事故、环境因素、危险危害因素时，可向对应部门反映，由责任部门填写解决方案，报管理者代表批准后实施。4.2.2.7其他内部信息，提供者可以反馈给综合部进行处理。4.3信息库的建立和应用4. 3.1综合部负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈回的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁碟、光碟、胶片、声像制品等），提供相应适宜的环境分别存放，统一保存；并参照图书分类的方式，进行整理分类，制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。5. 3.2综合部根据合同评审、采购、施工安装等、检验等不同过程的需要，提供各部门所需信息相应的拷贝，负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析，寻找体系持续改进的机会。各部门也可根据索引，在综合部调阅所需的信息。6. 4对体系运行过程中各类记录的控制详见记录管理制度。5 相关文件文件管理制度6 记录信息联络处理单