收发文及公文文号编写管理办法全.docx

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1、收发文及公文文号编写管理办法第一章总则第一条为进一步规范公司文件处理工作,确保文件能够及时发挥承上启下的枢纽作用，提高办公效率与质量，结合公司实际情况，特制订本办法。第二条本办法适用于君创及其所属单位、部门。第二章收文办理程序第三条收文及登记凡是从外部送达本公司的正式红头文件，例如上级来文、转发文，同级单位来文、转发文，其他来文等，一律由综合管理部或总裁办公室负责文件收发人员负责签收，根据文件内容对其进行基本整理与登记（附件一）。第四条文件报签对进行基本整理与登记过的来文进行择选，依据来文内容，将需要执行办理或文书反馈的文件填制阅办单（附件二），报公司领导阅批。第五条文件承办综合管理部经办人员

2、按照领导阅批指示，及时将文件进行办理。如阅批指示为传阅，则由综合管理部经办人员将文件递于相关负责人阅签后收回存档如阅批指示为指定某个部门或某人办理，则综合管理部经办人员将文件移交时，指定部门或指定人需在阅办单上签字确认后可自行复印T分副本留底,并按领导阅批指示进行办理,文件正本则由综合管理部存档。第三章发文办理程序第六条拟稿拟稿即草拟文件的初稿，为发文处理的第一道程序。公司日常、行政事务文由综合管理部负责拟稿；其他业务性文件由相关部门人员负责拟稿；或由领导指定专人拟稿。对于针对收文而作反馈的发文，则按照实际领导阅批指示进行拟稿。第七条核稿对文件草稿进行审核，由拟稿人所在部门负责人在草稿未送领导

3、审批之前，根据文稿内容进行全面的审核。第八条签发已核稿后的文稿，由拟稿人用本司专用发稿纸填写标题、正文内容、拟稿人、拟稿部门、报送、抄送、份数等详情后（正文内容可用空白A4打印附后）报各部门会签及领导签发。签发是公司领导对文稿的最后审批，草拟的文件经领导签发后，即成为最后定稿，不可私自随意更改。第九条校对文稿经签发后由发稿人以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关，在校对完毕后须在定稿上签字确认，如有发现错误订正后统一再报公司领导确认。第十条编文号文件正式签发后，要进行编号登记，防止发文混乱，公司日常管理文件编号由综合管理部按照公文规定格式及文件类别进

4、行编号；设有董事会的，董事会文件编号由董办按照公文规定格式及文件类别进行编号。第十一条打印与盖章对已校对完毕可印发的文稿进行印制，在印制过程中须要做到：一以定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动、二以版面安排美观大方、赏心悦目为佳。在印制完毕的公文上加盖公司印章，用印要做到端正、清晰、位置恰当。第十二条分发（一）发放文件时，严格履行收文人签字手续，并如实登记（附件三），以保证文件发放不出差错，如有差错也有据可查。（二）发放文件时，必要时可依规定以电子文件传阅（PDF）。第十三条印数制发部门1份，档案管理部门1份，抄送单位1份。主送单位各1份，主送部门可以PDF格式，以电子版传阅。第四章文号编写规则

5、第十四条文号的组成一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。发文代字是发文单位名称+承办部门名称或发文单位名称的极度简缩。发文年号即为发文当年的年度不得缩写须用阿拉伯数字写全,并把年份加六角括号，例如2020),不得用圆括号或别的括号；发文序号是发文的流水号，当年所发的第一份公文为1号,以后依次顺排即可，公文的序号前不加第字，数字前面也不加0。第十五条文号种类第一类为日常行政管理、印发规章制度发文，文号示范为君创综合(2020)1号；第二类为会议记录发文，文号示范为会议纪要(2020)1号。第三类为董事会纪要、决议发文，君创董(2020)1号。第四类为电话通知、便函，以单位盖章的需要加文号，部门间协调工作便函、电话通知可以加盖部门印章。第十六条文号要求第一类文号书写位置位于版头的正下方，文头部分与正文部分的间隔横线的正上方。报告类文号书写位置位于版头的左侧，必须由相关公司签发、阅示。第十七条字体采用仿宋，大小设定为三，且文号一旦开始使用，不可随意更改，具有长久性、固定性。第五章附则第十八条本办法由总裁办负责解释。