2025学校外单位来访登记及接待方案.docx

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1、2025学校外单位来访登记及接待方案一、来访登记流程1 .预约确认外单位需提前3-5个工作日通过电话/函件联系学校办公室，说明来访目的、人数、时间及需求。重要接待需提交来访申请表（含单位公章），明确接待级别和对接部门。2 .身份核验门卫核查来访人员身份证、工作证等有效证件，比对预约信息。填写外来人员登记表，含姓名、单位、联系方式、访问部门、携带物品等信息。3 .电子存档使用二维码扫描登记系统，自动生成电子台账，存档期不少于3年。二、接待实施方案（一）接待前准备1 .方案制定根据来访性质（如检查、交流、合作）制定接待任务单，明确陪同领导、路线规划、会议室安排。重大接待需提前布置会场、准备汇报材料

2、及宣传手册。2 .安全管控提前报备来访车辆信息，指定停放区域（非教学区）。禁止携带易燃易爆物品、宠物入校，寄存物品需开箱检查。（二）接待流程1 .入校接待校级接待由办公室专人引导至接待室；部门接待由对接人员校门口接引。发放临时访客证（区分颜色标识不同访问区域）。2 .参观交流按预设路线参观教学楼、实验室等核心区域，避开学生密集活动时段。全程安排1-2名陪同人员负责讲解及安全提示。3 .会谈管理重要会议全程录音录像，资料需经保密审查后存档。提供合作备忘录模板，现场确认签字盖章事项。三、特殊情况处理1 .未预约来访非紧急情况需联系被访部门确认，获得批准后补办登记手续。推销、废品回收等无关人员禁止入校。2 .突发应急预案发现可疑人员立即启动一键报警系统，疏散周边师生。医疗急救类来访优先放行，同步通知校医室联动。四、配套文档模板1 .外来人员登记表：含证件号码、访问事由、离校时间等20项字段。2 .车辆出入审批单：记录车牌号、入校时段、停放位置。3 .接待任务反馈表：记录问题解决率、满意度评价等数据。