档案管理制度.docx

档案管理制度第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理体制，一级管理是指公司综合部负责公司档案的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门的档案资料进行管理。2、综合部配备一名档案管理员，负责公司所有档案资料的统一收集管理；各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、综合部档案管理员有责任对各部门的二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值文字、图片、影像等文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或由相关部门保留的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由运营部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件备案。7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度1、公司综合部设立专门存放档案的档案室，各部门应根据保存档案数量，设置专门存放档案的箱柜。档案室和档案柜应具备防火、防潮、防虫等安全条件。公司应保障档案室建设必须的投入。2、归档资料要按照档案法等法律法规和档案工作的专业要求进行登记，编制归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。档案的保管期限定为永久、定期两种。永久保管的档案主要包括：(1)公司制定的法规政策性文件材料；(2)公司召开的股东大会、董事会会议、经营层管理会议等重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(3)公司职能部门活动中形成的重要业务文件材料；(4)公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(5)公司组织架构调整、人事任免等文件材料；(6)公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(7)上级机关制发的属于本公司主营业务范围内的重要文件材料；(8)同级机关、公司各部门关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。定期保管的文件档案一般为5-10年。主要包括：(1)公司各职能部门活动中形成的一般性业务文件材料；(2)公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；(3)公司人事管理工作形成的一般性文件材料；(4)公司一般性事务管理文件材料；(5)公司关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等；(6)上级机关制发的属于公司主管业务的一般性文件材料;(7)上级机关和同级机关制发的非本公司主管业务但要贯彻执行的文件材料；(8)同级机关、公司各部门关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料；(9)公司各部门报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及和综合部经理会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第五条档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经副总经理以上的部门负责人批准。阅档必须在综合部指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的,须经综合部负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的，由总经理审批。第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合部统一保存。第七条本规定自总经理批准之日起正式执行，由综合部负责解释和修订。