酒厂参观接待管理办法.docx

酒厂参观接待管理办法1范围为规范事业部参观接待流程，树立良好企业形象，加强保密工作制订本标准。本标准适用于在商用空调事业部办公区及车间进行的一切参观接待活动。考虑营销公司接待任务较多,因此将营销公司参观接待前的准备工作单独说明。2引用标准无3定义无4管理内容4.1 事业部接待流程（除营销公司）4.1.1 部门职责与分工4.1.1.1事业部管理部是参观接待工作的归口部门，并对参观接待工作的规范性进行检查和考栓4.1.2客户来访前准备4.1.2.1接到客人来访信息后，接洽联络人在确认客人来访内容后填报商空调事业部参观接待联络函（附件一）。4.1.2.2接洽联络人填写后交管理部部长审批，由管理部按接待内容提前安排相关接待事宜。4.1.2.3接洽联络人必须提前半天将所需欢迎词发给大堂文员，随即打电话确认。大堂文员需在客户到达前15分钟将预先准备好的欢迎内容打在电子屏幕上，直到客户离开。4.1.3公司外迎接客人4. 1.3.1接洽负责人接待客人前应检查着装是否整洁，厂卡是否已佩带左胸前。4.1. 3.2相关接待人员接到接治人电话后至少提前5分钟在事业部大堂迎候。4. 1.3.3客人进入大堂后大堂文员应起身微笑致意，做好来访登记工作，填写实际来访时间，来访人数，并为客人准备参观卡，无参观卡不得进入事业部参观。4.1. 4接洽谈判（此步骤根据情况可有可无）4.1.4.1接洽联络人在客户来访前准备好会议室（VIP室）的灯、空调及相关物品如礼品、资料、饮料等。4.1.4.2由相关人员播放相关介绍内容，并进行相应会谈。4.1.4.3待客户走后，接洽联络人应及时关接待室灯、空调、音响设备并做好清洁工作。4.1.5参观路线4.1.5.1车间参观:按参观路线带领客人进行参观，并由管理部安排专人为客人讲解相应产品有关知识。4.1.5.2办公区参观，原则上不安排办公区参观，如客人确有要求，应以不打扰正常办公为原则。4.1.6送行4. 1.6.1如客人需要，接洽联络人应提前为客人订好票、安排好送客车辆、陪同人员。4.1. 6.2客人全过程参观完毕接洽联络人应将客人送到大堂外直至离去。4.1.6.3大堂文员应及时取回参观卡，并填写联络函中客人实际离开时间，由接洽联络人在联络函中签字确认。4.1.7接待后跟进4.1.7.1客户离开后，接待联络人对考察中所出现的问题进行分析，及时与有关部门进行沟通以进一步提高事业部接待工作。4.1.7.2若为营销公司商务接待，营销公司相应接待联络人应在考察结束后及时与客户和营销中心联系，做好来访后项目的跟进工作。4.1.8说明4.1.8.1接洽联络人必须全程陪同，原则上不允许拍摄或拍照，如客人强烈要求，则指定专人拍照并将照片寄给客人，但底片由管理部保管。4.1.8.2各部门员工未经管理部批准不准私自带领他人进入事业部参观4.2.6.3客户关系主管应注意收集客户和中心对于公司接待形式和内容等方面的意见，根据公司实际提出工作改进措施。4.2.6.4客户在来访过程中，如需总部协调及出具参数报告、技术、证明等材料的，由片区项目管理负责跟进。4.2.7其他说明4.2.7.1各中心在申请接待前，务必全面、真实了解来访客户基木情况、来访意图，项目进展阶段等，确保客户来访的必要性和有效性。不得随意承诺，浪费公司资源。4.2.7.2中心经理应全面、详实填写申报表格有关内容，确保本部人员真实了解客户相关情况，如因申报资料错误给接待工作及项目谈判造成影响的，公司将根据情况对有关中心责任人进行处罚。4.2,7.3客户来访接待需进行样板工程参观的，客户关系主管在确定需参观的工程项目后，有关区域应全力予以配合和支持，做好样板工程单位和有关经销商的协调，确保参观的顺利进行。4.2,7.4客户关系主管负责营销公司预算内接待费用的支出和管理。根据营销公司和事业部财务部确定的有关费用支出标准，合理规划安排接待用车、用餐、住宿、礼品等项目的费用支出，并及时申报。4.2.7.5客户关系主管负责与接待有关的资料、文件、礼品的管理，确保满足客户接待使用要求、并合理安排使用。4.2.7.6客户关系主管对于接待过程中的突发情况，应及时处理，避免影响接待进行和项目谈判。自己无法处理的，应及时向销售管理经理汇报。4.2.7.7各片区项目管理人员应积极协助客户关系主管有关木区域的接待工作，及时跟进项目的进展，并主动与接待人员沟通有关情况。4.2.7.8客户来访接待过程中，有关接待和陪同人员应认真、详尽回答客户有关情况,但对于公司和项目本身涉及的保密事项，应注意保密，不得随意透露。泄密并造成严重后果的，依照集团和制冷本部有关保密规定进行严肃处理。5相关文件无6记录