公司工程施工承包合同资料保管及使用办法.doc

公司工程施工承包合同资料保管及使用办法工程施工承包合同资料包括：施工承包合同书（包括补充协议）、中标通知书、谈判会议纪要、备忘录；投标文件（包括最终的修正报价清单）；招标文件；合同变更或解除的书面协议；工程竣工验收鉴定书（包括水下验收等重要的阶段验收）；经双方确认进入合同的其它文件。上述合同资料的建档、保管和使用，由公司经营部归口管理。本办法所涉工程是指以有限公司名义中标的工程项目。一、合同资料的建档与保管1、合同签订后，合同承办人持所有合同正、副本、中标通知书、招标文件等合同原件交经营部登记建档，统一编号。项目部领用一份合同副本原件，原则上由项目经理前来办理领用手续，如委托其他人办理，项目经理必须签署领条并指明领取人后经营部方可办理。2、由各分公司、子公司实施的项目，合同签订后，各分公司、子公司专（兼）职合同管理员应及时将所有合同正、副本、中标通知书、招标文件等合同原件交经营部登记建档，统一编号，同时领用合同书副本原件，并建立各自的分合同台帐，规范管理。3、经营部将合同登记建档后，及时向公司领导和相关部门提供一份合同书和中标通知书复印件，作为了解公司合同签订情况及对合同履行进行监管的依据。4、工程竣工后，项目经理负责将领用的合同副本及工程竣工验收鉴定书、工程形象照片等相关合同资料原件交经营部归档。各分公司、子公司实施的项目，工程竣工验收鉴定书原件由各分公司、子公司专（兼）职合同管理员负责交经营部归档，领用的合同副本原件则由分公司、子公司专（兼）职合同管理员收回，建档保管。5、未按规定提交合同资料的，经营部有权停办以后的手续，并在公司对各单位、项目部目标管理考核中扣减相应分值，同时将作为以后对项目经理进行聘任的参考依据。二、合同资料的使用1、公司经营部、各分公司、子公司、驻外机构投标、对外联系业务需使用合同资料，经办人持工程项目审批单和招标公告向经营部资料管理员办理借用手续，注明用途和使用期限，按时归还。2、公司相关部门、各分公司、子公司借用合同资料用于非经营活动时，由使用单位出具工作联系单经负责人签字后，向经营部资料管理员办理借用手续，注明用途和合理使用期限，按时归还。3、合同资料在使用中如未及周转，由经营部负责人进行协调。合同资料使用者未经经营部负责人同意，不得将其擅自转借他人。4、所有合同资料一律不得以个人名义借出，因申报个人职称、建造师或各种执业资格注册等需出示原件时，必须由公司相关职能部门统一办理借用手续。5、所有合同资料一律不得向外单位人员借出，不得由其携带外出。三、责任追究1、资料使用者有责任爱护所借资料并妥善保管，以防缺失及商业机密的泄漏；使用时不得擅自涂改或换页。如有上述情况发生，则追究相关当事人的责任，并根据情节轻重处以一定数额的罚款。2、资料使用者如逾期不归还,且未说明原因，经营部有权停止办理下一步手续，并在公司相关目标管理考核中扣减相应分值。3、公司员工严格执行本规定，严禁私自向他人提供合同资料用于个人从事经营活动。一经发现则追究当事人的责任，并承担由此产生的一切后果。四、其他本规定自某某年6月1日起执行，由公司经营部负责解释。