档案室全宗卷九大内容.docx

档案室全宗卷九大内容全宗卷九大内容全宗卷是档案馆、室在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷共分为九大类：第一大类全宗指南（全宗介绍）第二大类大事记第三大类档案收集工作中的材料（包括档案交接文据、移交目录、接收、征集记录、档案第四大类档案整理工作中的材料（包括整理工作方案、分类方法、案卷目录说明、整理工作小结等）第五大类档案鉴定工作中的材料（包括鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等）第六大类档案保管工作中的材料（包括档案检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等）第七大类档案统计工作中的材料（包括档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等）第八大类档案利用工作中的材料（包括开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等）第九大类档案管理新技术的应用材料（包括缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料）全宗档案内容与成份介绍1档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：a.反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。b.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。c.具有重要历史价值和地方特色的档案。d.涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。e.馆藏年代久远和特殊载体的档案。2档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。2.1以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。2.2以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。2.3以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。3需要专门说明的档案按下列方法介绍：a.指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。b.列出该档案文件的检索要素。C.对其档案文件内容单独介绍。4一般性文件介绍不使用引用原文的方式，特殊性文件介绍如需使用引用原文应符合下列条件和原则：a.引用原文有助于阐述文件的内容实质。b.引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。5与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。6人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况介绍，内容包括：a.个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点。b.履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称和特点。c.财产状况与经济活动材料的名称和特点。d.家庭亲属与主要社会关系材料的名称和特点。e.图片、照片、录音、录像材料的名称和特点。7未开放的档案，注明档案数量和使用范围。8涉密档案，注明档案数量，不做任何内容和成分介绍。9非纸质档案应简介其种类、特色和数量。全宗检索查阅注意事项1检索注意事项包括以下内容：a）可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称；b）机读目录、手工检索工具条目的数量；c）纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况；d）纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况；e）非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。2查阅注意事项包括以下内容：a）档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况；b）档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况。c）档案的利用价值以及鉴定的情况；d）划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量；e）档案内容向社会开放的情况；f）本全宗指南完成时间和编制者的情况；g）其它有关问题的说明。