录音、录像档案的收集和分类.docx

录音、录像档案的收集和分类国家机关、社会团体及企业事业单位在社会活动及科学实践中直接形成的磁性载体文件，应由文件形成部门指定专人负责收集、积累，并附有配套的文字说明(包括活动内容、录制地点、时间、录制者等)，确保记录内容的完整性、准确性。工作结束后，应及时向档案部门移交录音、录像档案，手续要完备。(1)磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，并根据本单位情况，待项目结束后将磁性载体文件按照GB1989-1980.GB7574-1987和GB9416.1-1988转换成标准格式，一式两份(A,B盘)，及时向档案部门移交归档。(2)归档的磁性载体文件必须是可读文件，必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。(3)归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合GB7309-1987、GB9416.1-1988.GB/T14306T993的规定。(4)同一项目、同一类别的磁性载体文件应存储在同种磁性载体上。(5)归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明。磁带（软磁盘）需简要说明带（盘）中存贮文件的内容、运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录像片。录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。录音磁带和录像磁带尽管结构、原理相似，但由于记录的内容、频率范围有较大区别，所以应该分别进行归类。录音、录像档案应在“声像档案”基本大类之下再进行二级分类。首先分成录音、录像两大类进行整理，然后一般按照“载体形态一一年度”或“载体形态一一问题（内容一一年度”进行分类。按照声像档案的二级分类，除照片档案外，根据档案的载体形态结合实际做法，同时设置了录音带、录像带、光盘（含录音、录像光盘）等类别。如果企业保存的录音、录像档案数量较多，则每种载体再按所涉及的内容进一步归类，设置三级类目，如会议类、业务工作类、活动类等。三级类目下，按年度进行整理排列，最后按其分类层次给定分类号。录音、录像档案数量较少的情况下，可不设三级层次，直接在二级类目下，按形成年度进行整理排列。