审计处档案管理制度.docx

审计处档案管理制度第一章总则第一条为规范档案的管理、查阅使用，有效地利用档案资源，逐步实现档案管理工作的规范化、制度化、科学化，依据中华人民共和国档案法关于审计档案管理工作的规定（国家审计署、国家档案局联合印发）和相关规定，并结合审计处工作实际，制定本制度。第二条本制度所指档案主要是指审计处对校内各类项目审计、委托社会审计机构审计、校内其他材料的审核（审查）以及日常工作和学习中所直接形成的具有保存价值的各种纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史纪录。第二章档案的立卷归档第三条对于审计项目，坚持谁审计、谁立卷的原则，做到审结卷成、定期归档。审计人员立卷时，应当遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则。第四条日常工作中形成的其他档案资料，包括学校文件、报学校各种材料、学习资料、基层党组织建设材料等，由综合审计科统一进行分类归档保管。第五条不同审计项目不得合并立卷，跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷。各类档案资料每月立卷，定期归档，其中：（一）基建维修、经济责任审计项目审结后及时立卷，年末归档；（二）学校对外合同审核资料每月立卷归档，招标控价审核和科研审签资料年末归档；（S）对于学校下发的文件、报学校有关部门的材料以及在日常工作中形成的其他有价值的档案资料，按不同类型存放，年终统一装订归档。第六条审计档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。第七条各科室归档的材料应当齐全、完整，档案管理部门应当将所有档案资料进行系统地排列、编目和编定档号，方便查询。第三章审计档案的范围与排列要求第八条经济责任审计档案材料主要包括以下几类:（一）立项类材料：审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；（二）证明类材料：审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等；（三）结论类材料：审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等；（四）备查类材料：审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。第九条工程审计项目应归档的文件材料主要包括：（一）建设工程项目审计申请书；（二）工程预算、标底编制情况；（三）招标、投标文件；（四）施工合同；（五）工程量计算清单，工程主要材料、设备采购价格清单及验收资料；（六）工程变更签证、隐蔽工程验收记录等施工现场签证资料;（七）工程决算书面材料及电子文档，工程结算审计表；（A）委托审计相关资料；（九）其他有关材料。第十条审计档案材料应当按下列四个单元排列：（一）结论类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列；（二）证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；（三）立项类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；（四）备查类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。第十一条审计档案内每组材料之间的排列要求：（一）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（S）批复在前，请示在后；（四）批示在前，报告在后;（五）重要文件在前，次要文件在后;（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。第四章纸质审计档案的编目、装订第十二条纸质审计档案主要包括下列要素：（一）案卷封面；（二）卷内材料目录；（三）卷内材料；（四）案卷备考表。第十三条案卷封面应当采用硬卷皮封装；卷内材料目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制；卷内材料应当逐页注明顺序编号；案卷备考表应当填写立卷人、项目负责人、检查人、立卷时间以及情况说明。第五章电子审计档案的建立与保管第十四条在条件允许的情况下，可以为审计项目建立电子审计档案。第十五条电子审计档案应当确保真实、完整、可用和安全，应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。电子审计档案主要包括以下内容：（一）用文字处理技术形成的文字型电子文件；（二）用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件；（S）用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件；（四）用音频设备获得的声音电子文件；（五）其他电子文件。第十六条电子档案应当年末统一归档保管，涉及光盘、U盘等移动存储介质的，由专人保管。第六章档案的借阅第十七条外单位人员借阅档案时，需要领导审批，履行签字手续，阅完应当及时归还；对于保密级档案，不可对外借阅。第十八条审计处内部职工借阅档案，阅完后应及时归还入档。第十九条凡利用档案的单位和个人，未按规定经过批准，不得擅自公布档案。第七章档案的移交第二十条应当向学校档案馆移交的档案，审计处由责任人与档案馆联系并在规定时间内办理移交事项。第二十一条审计处内部档案管理人员更换时，须签署移交清单。第八章附则第二十二条本制度由审计处负责解释，自发布之日起施行。