学院公文处理规定.docx

学院公文处理规定第一章总则第一条为使我院职能部门的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据相关规定，结合我院实际，制定本规定。第二条职能部门的公文，是职能部门在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻上级的方针、政策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。各部门必须重视并认真做好公文处理工作。第三条本规定适用于全院各部门。学院办公室是学院行政公文处理的机构，主管学院并负责指导各部门的公文处理工作。第四条公文处理工作，必须按统一领导、分级管理的原则进行，各职能部门应有一位负责人具体管理本部门的日常公文处理工作。第五条行政各部门要发扬调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高公文处理工作的效率和质量。第六条公文处理工作必须准确、及时、安全，要严格遵守保密制度，对机密文件应妥善管理，对尚未公布的文件,不得向外传播。第二章公文种类第七条学院常用的公文有以下几种：（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排。（二）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，任免和聘用干部，传达要求下级机关办理和有关单位需要通知的事项。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况,提出意见或者建议，答复上级机关的询问。（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（七）批复适用于答复下级机关请示事项。（A）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。向有关主管部门请求批准等。（九）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第八条公文格式一般包括发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、收文单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词等。具体要求如下：（一）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容,由发文单位、事由、文种三部分构成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（二）发文字号，包括机关代字、年份、序号。格式为：院ABC号，其中，A为公文内容所属工作系统的代字，B为年号，C为序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。（三）上报的重要公文，应当在首页文件标题的右上方（或发文字号右下方，横线的右上方）印注签发人姓名。（四）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。（五）对外公文加盖印章，对内公文除人事任免、奖惩决定、通报等须加盖印章。公文用印要端正、清晰、“骑年盖月”。（六）成文时间，以领导签发的日期为准。联合行文，以最后签发的领导的签发日期为准。会议通过的文件，以通过的时间为准。（七）文件应当标注主题词，并坚持“谁办文，谁标注”的原则。（A）机密公文应当分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”,“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。（九）紧急公文应当分别注明“特急”、“急件二第四章行文规则第九条学院各级职能部门的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。第十条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，学院有权责令纠正或撤销。第十一条各职能部门一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级单位。第十二条“请示”应当一文一事。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。第十三条“报告”中不得夹带请示事项。第十四条各部门上报院领导的请示、报告等公文，必须先送交学院办公室，由学院办公室登记后，代为转送院领导阅批。否则，院领导将视为手续不完备而不予批示，并退回原职能部门重新办理。特殊情况除外。第五章公文办理第十五条公文办理分为收文和发文。第十六条收文办理一般包括登记、分发、拟办、承力、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序，由学院办公室指定专人负责办理。（一）拆封、登记、编号、填写“学院文件处理笺。送学院办公室主任阅批。（二）根据学院办公室主任意见分别送主管院领导批示或有关部门阅办。承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应迅速退回交办的部门并说明理由。紧急公文，应提出办理时限。（三）送院领导批示或者交有关部门办理的公文，公文处理人员要负责催办、查办，防止漏办和延误，并及时收回公文，注明存档。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。第十七条发文办理包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。（一）拟稿。以学院名义发文，主要由院办拟稿，也可根据内容由职能部门拟稿。草拟公文应当做到：1 .符合党和政府的方针政策，符合学校的有关规定。2 .情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。3 .人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。4 .结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“（一）”，第三层为“一、”，第四层为“（1）、5 .公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。（二）核稿、会签。公文起草后，拟稿单位负责人必须认真核稿并签名。行文内容涉及两个或两个以上部门，必须履行会签手续。（三）审核。以学院名义发文，公文送院领导签发之前，应当由学院办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。学院办公室对下列文稿予以退回重办：1 .未经来文部门责任人核稿的。2 .文件格式混乱、眉目不清、头尾不全、附件遗漏及主抄送单位不清的。（四）签发。审批公文，签发人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。以学院校名义发文由学院办公室送主管院长签发，以部门名义发文由分管院长或部门负责人签发。第六章公文立卷、归档和销毁第十八条公文办完后，应当根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。第十九条公文归档，应当根据相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，并依内容的重要程度确定案卷的保管年限。要保证档案的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，以便于保管和利用。学院办公室和各部门应认真做好公文的立卷工作。一般是每季度清整1次，年末集中分类立卷。第二十条联合办理的公文，原件由主办部门立卷，其他部门保存复印件。第二十一条立好的文书案卷要写明标题，编好目录,按照档案工作的规定，向档案部门移交。第二十二条没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由2人监销，保证不丢失、不漏销。第七章附则第二十三条学院其它有关行政公文处理的规定与本规定不一致的，以本规定为准。