屠宰企业文件管理制度.docx

屠宰企业文件管理制度1、目的对文件的编制、审批、发放、修改、换版、作废、销毁等活动进行有效控制，确保本公司使用的文件均为有效版本。2、适用范围适用于本企业对质量管理体系所使用的文件控制。3、职责3.1 质量管理部负责组织相关部门文件的编制、修改和管理。3.2 质量管理部负责技术文件的编制和审核。3.3 文件管理员负责文件的发放、登记和归档保管。3.4 有关部门负责相关文件的收集和保管。3.5 总经理负责批准本公司的管理文件、质量方针、质量目标。4、文件管理工作程序：4.1 文件的分类4.1.1 质量手册；4.1.2 确保对过程的有效运行和控制所需要的文件，例如：国家标准、行业标准、企业标准、检验规程、作业指导书、操作规程、相关的法律规范外来文件。4.1.3 其他文件。例如：流程图、标准中虽未规定，但实际活动中可能需要的文件。4.2 文件的概念：文件指信息及承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其它电子媒体及其组合。4.3 文件的作用质量管理体系文件是质量管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。4.4 文件管理4.4.1 文件控制，指对质量管理体系文件的编写、审核、批准、发放、使用、更改、再批准和标识、回收、作废等全过程活动的管理。4.4.2 质量管理体系文件编制的内容：文件发布前，应得到其适宜性和充分性的批准。本企业的技术标准应符合国家、行业标准要求,并经当地主管部门标准备案；工艺指导书应科学、合理，产品配方中使用食品添加剂规范、合理。A、质量手册由质量负责人组织编制并审核批准。B作业指导书、操作规程等技术文件由各职能部门起草编制，部门负责人审核，质量负责人（或质量管理负责人）批准。C、其它文件由相关部门编制，部门负责人审核、总经理批准。D、法律、法规和其它要求等外来文件由质量管理部审核并发放,由总经理审批发放范围。E、质量计划、管理评审计划、管理评审报告等阶段性文件，文件内容实施落实后按质量记录进行控制。4.5 文件的发放、回收及受控4.5.1 文件管理员负责发放文件。受控文件在封面上方盖“受控”4.5.2 文件领用人在文件发放记录上签名，并领取盖有'受控”印章的文件。4.5.3 当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应到文件管理员处办理领用手续。本公司内不得使用未加盖“受控”印章的文件，一经发现立即由文件管理员收回。4.5.4 当文件破损严重影响使用时，文件使用人应到文件管理员处办理更换手续。交回破损文件，补发新文件。4.5.5 当文件丢失，使用人应及时报告有关负责人并办理补领手续。文件管理员补发新文件，并在文件发放记录上注明原文件丢失，必要时通知各部门，防止误用。4.5.6 文件一般不外传。若需对外提供，须经总经理批准，盖上“非受控”印章，文件管理员予以登记。4.6 文件的更改、作废与销毁4.6.1 本企业所使用的质量手册、企业产品标准、工艺文件等随着形势的变化都有可能变化，应及时组织有关人员进行更改，以适应不断的发展要求；4.6.2 所有文件的更改应由相关部门填写文件更改申请，交由质量管理部修改；4.6.3 质量管理部定期评审文件，必要时进行修改，确保其持续适用。4.6.4 文件的修改经原审批人批准，由原文件编制人员负责修改。修改时需填写技术文件修改申请表，注明修改人标记和修改生效时间，并按文件发放记录名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。4.6.5 如因故修改需新指定人员批准，批准人应获得原审批依据的有关资料。4.6.6 经过修改后的内容应及时通知文件的使用部门；467为某种原因确需保留已作废文件时，应标识“作废保留”；4.6.8 被修订的原文件和换版后的旧版文件作废。4.6.9 作废的文件由文件管理员按文件发放记录收回并记录，作废文件加盖“作废'印章，文件管理员填写登记文件销毁记录后,由质量管理部统一销毁。4.7 文件的保管4.7.1 文件经编制审批后，原版文件由文件管理员填写文件存档登记表存档保管。4.7.2 文件持有者，应妥善保管文件，防止损坏或丢失。4.8 文件的使用、借阅4.8.1 文件的使用者应在文件借阅记录上签字后，方可领回使用；4.8.2 文件使用者应注意保护好所用文件，不得损坏、丢失或在文件上乱涂乱画；4.8.3 文件的收集有关部门应及时收集标准、规范等文件，交质量管理部进行分类、登记、发放。对公司所有文件，质量管理部定期组织有效性检查，对过期失效的文件及时进行处理。4.10记录文件发放、收回记录文件销毁记录技术文件修改申请表