商务电子邮件礼仪.docx

商务电子邮件礼仪作者:日期:商务电子邮件礼仪“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Emai1,时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！一、关于邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1.一定不要空白标题，这是最失礼的；2标题要简短，不宜冗长，不要让OUtlOOk用，才能显示完你的标题；3 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；4 .一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；5 .可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；6 .回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。二、关于称呼与问候1 .恰当地称呼收件者，拿捏尺度1.1 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALLo1.2 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。1.3 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个"Dearxxx”,显得很熟络。2 .Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好"；结尾常见的写个BeStRegards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。三、职场的电子邮件礼仪1 .Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。2 .注意Elnail的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！3 .Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4 .一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5 .尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Elnai1,最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6 .合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。7 .合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。8 .不要动不动使用0之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻BusinessEmail不是你的情书，所以0之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。四、夹带附件1 .如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件;2 .附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；3 .正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4 .附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5 .如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；6 .如果附件过大（不宜超过邠B）,应分割成几个小文件分别发送；7 .尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件；如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。8 .选择便于阅读的字号和字体。中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。五、结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1 .签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。2 .不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOoK中设置多个签名档，灵活调用。3 .签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。六、邮件回复1 .及时回复EnIaiI收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了”,我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2 .进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3 .回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。4 .不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。5 .要区分RePIy和RePIyAll（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replayall,让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！6 .主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。七、正确使用发送，抄送，密送要区分TO和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）1 .To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。2 .而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议，当然可以回Emai1。3 .而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常的场合。4 .TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！5 .只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。6 .转发邮件要突出信息。八、注意事项1 .在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息；2 .转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员，或者未经授权的接收人；3 .如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息；4 .不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑；5 .对外重要文件必须经高阶主管认可签字转为PDF文件,或由高阶主管亲自发送；6 .所有的电子邮件应自我DoUblecheck后才发出。