科技文件的立卷方法.docx

科技文件的立卷方法科技文件之间的联系是多方面的，分类的方法多种多样，因此立卷的方法也是较为多元化的。通常的方法有以下几种。（一）按结构立卷这种方法，主要适用于机械产品和设备科技文件，尤其是其图样部分。其做法是：按照机械产品和设备的组、部件或系统，将记载和反映其各组成部分的科技文件组成案卷。比如，一台铳床，是由床身、传动机构、变速机构、进给机构、升降机构、工作台、电气系统、润滑系统等部分组成，各结构部分的相关科技文件，即可分别立卷。（二）按子项或子课题立卷前者主要适用于建设工程科技文件，即按照建设工程的子项将其科技文件组成案卷。比如，某机械厂建设工程由铸工车间、金属加工车间、机修车间、锅炉房、原料库、成品库等子项组成，各子项的科技文件可分别立卷。后者适用于科研课题文件。大的科技研究课题常常由若干个子课题构成，每个子课题的科技文件是具有有机联系的，可分别立卷。（三）按工序或阶段立卷按工序或阶段立卷，就是根据科技、生产程序或工作过程，把反映同一程序或过程的科技文件组成案卷。这种方法适用性较广。比如，工艺文件可以按加工工序的不同，组织相应的案卷；科研文件和设计文件，可以按科研、设计阶段分别立卷；地质勘探文件可以按踏勘、初探等工作进程立卷等。（四）按专业立卷按专业立卷，是按照科技文件内容所涉及的专业来分别立卷。比如，一个机械产品的工艺文件，可以按照铸造、锻造、热处理、焊接、电镀、油漆等不同专业分别组织案卷。建设工程的图样，可以按建筑、结构、电气、通风、给水和排水等不同专业分别立卷。（五）按问题立卷这种方法是按照科技文件反映的不同问题分别立卷。比如，某项综合调查或考察、某个专业讨论会等，均可按照调查或考察、讨论中的不同问题，将其科技文件分别立卷。（六）按名称或文件性质立卷前者是按照科技文件的不同名称，如设计任务书、计算书、说明书、工程预算书等分别立卷；后者是按照科技文件的不同性质，如原始基础性文件、中间过程性文件、成果性文件等分别立卷。（七）按地区立卷这种方法是按照科技文件反映的地区分别立卷。它主要适用于地质勘探文件、地形测量文件，以及水文、气象观测等文件。（八）按时间立卷这种方法是按照科技文件所反映或形成的时间分别立卷。它主要适用于水文、气象、天文、地震等观测文件。如气象预报，可按时间把一年内形成的气象月报集中在一起组成案卷；也可以把年内形成的月报和本年度的年报集中到一起组成案卷。（九）按作者立卷作者，亦称责任者，包括个人作者、集体作者或机构。按照作者立卷，就是把同一作者形成的科技文件单独组成保管单位。比如，专家关于科学技术问题的建议，科学家的考察报告、论文、专著手稿等，均可以按不同的作者分别立卷。上述九种方法，是立卷常用的主要方法。由于科技文件种类繁多，类型和载体复杂，在具体运用时，可根据科技文件的具体情况，选用既能保持科技文件的有机联系，又便于科技档案管理和利用的方法。