电子会计档案的整理.docx

电子会计档案的整理电子会计资料的整理是电子会计档案管理的重要环节,与纸质会计资料相比，电子会计资料的整理既有相同之处,也有其独特之处，整理电子会计资料应遵循以下原则。O1.整理原则一、保持会计资料的有机联系会计资料的有机联系，包括编号联系和业务联系。因此，整理会计资料时，连续编号的会计资料应依次排列，相同类别、同一会计期间的会计资料也要保持在同一类别；同一业务不同载体的会计资料要通过登记编号进行关联，使之能互相参考。二、方便管理整理电子会计资料时，应考虑到管理的需要。如输出电子会计账本时，尽管不受页数的限制，但如果单个电子会计账簿文件太大，读取速度较慢，将给管理带来困难。三、方便利用方便利用，就是会计资料归档整理时应尽可能完整地著录元数据，以方便检索。四、体现电子化的特点如在凭证成册时，可不受页数的限制，将更长会计期间的凭证输出至同一版式文件中。02凭证的整理一、组件在传统非电子化状态下，一件会计凭证的组成有以下几种情况：第一种：仅有记账凭证；第二种：记账凭证、内部形成的原始凭证；第三种：记账凭证、内部形成的报销凭证、外部原始凭证、其他凭证。实现会计凭证电子化后，一件会计凭证的组成有以下几种情况：第一种：仅有电子记账凭证；第二种：电子记账凭证、内部形成的电子原始凭证（如报销单、领料单）；第三种：内部形成的纸质原始凭证；第四种：电子记账凭证、内部形成的电子报销凭证、从外部接收的其他电子凭证；第五种：从外部接收的纸质原始凭证。上述五种情况应单独成件。成件后，应对件内文档进行排序，排序方法为：第一种：自然排序；第二种：先电子记账凭证，后内部形成的电子原始凭证；第三种：按编号从小到大排序；第四种：先电子记账凭证，然后内部形成的电子报销凭证，再就是外部接收的其他电子凭证；第五种：按幅面大小，从小到大排序。二、分类、排序及编号与传统纸质状态下的凭证分类方法不同，在既有电子凭证又有纸质凭证状态下，会计凭证的分类需要考虑载体形式。以纸质会计凭证的“会计文件形式一会计年度一保管期限”为例，电子化管理后，考虑到还有部分纸质凭证，分类排列方法应为“会计文件形式一会计年度一保管期限一载体形式”，例如：会计凭证2021年会计凭证30年会计凭证（先排电子会计凭证）第1册第2册第3册第4册第N册（再排纸质会计凭证）第N÷1.册第N+2册第N+3册第N+4册第N+N册（编号方法与纸质凭证相同。）2022年会计凭证30年会计凭证（先排电子会计凭证）第1册第2册第3册第4册第N册（再排纸质会计凭证）第N÷1.册第N+2册第N+3册第N+4册第N+N册（编号方法与纸质凭证相同。）三、元数据捕获及编目整理会计资料时，一项重要的工作内容是元数据捕获。在电子会计资料管理中，大部分元数据会从会计业务系统中捕获，但仍有部分元数据需要在电子档案管理系统中捕获，这些元数据主要如下。1 .电子档案实体元数据这些元数据包括档案馆名称、档案馆代码、全宗名称、立档单位名称、全宗号、目录号、年度、保管期限、室编案卷号、馆编案卷号、室编件号、馆编件号、文档序号、页号、摘要、当前位置、脱机载体编号、脱机载体存址、缩微号。2 .可能要在归档时捕获的元数据这些元数据包括主题词、关键词、人名、机构或问题、类别号、分类号，知识产权说明、授权对象、授权行为、控制标识。3 .可在业务系统捕获，但在电子档案管理系统也应捕获的元数据这些元数据有：机构和人员元数据（包括机构人员类型、机构人员名称、组织机构代码、个人职位）、业务实体元数据（包括业务状态、业务行为、行为时间、行为依据、行为描述）、实体关系元数据（包括实体标识符、关系类型、关系、关系描述）。03账簿、报表的整理一、账簿的整理与凭证整理相比，账簿的整理相对比较简单。纸质账簿以本、册为单位进行整理，不存在组件。而电子账簿的整理也不需要组件，因为不存在不同载体的账簿，全部为电子载体。这里主要叙述账簿的分类、排列。其他工作环节与凭证工作基本相同。由于账簿保管期限已改为30年，分类排列方法不宜再采用“会计文件形式一会计年度一保管期限”，而是直接采用“会计文件形式一会计年度一账簿类型”，以此为例，整理方法如下：会计账簿2021年1 .银行存款账2 .现金出纳账3 .总账4 .明细分类账5 .固定资产卡片6 .辅助账簿2022年1 .银行存款账2 .现金出纳账3 .总账4 .明细分类账5 .固定资产卡片6 .辅助账簿账簿类型，可根据账簿数据量的多少来细分，如果某一类型账簿数据较多，则可按月、季、半年等会计期间进行细分，例如：会计账簿2021年1 .银行存款账一季度银行存款账二季度银行存款账三季度银行存款账四季度银行存款账2 .现金出纳账3 月份现金出纳账4 月份现金出纳账5 月份现金出纳账1 2 2月份现金出纳账3 .总账4 .明细分类账5 .固定资产卡片6 .辅助账簿2022年1 .银行存款账2 .现金出纳账3 .总账4 .明细分类账5 .固定资产卡片6 .辅助账簿二、报表的整理报表（报告）有纸质和电子载体两种，因此，整理方法与凭证相似。（一）组件报表也需要组件，一般是一个会计期间、一类报表为一件，如某年资产负债表、某年预算报表各为一件。不同载体的同一年度同一类报表应分别组件。（二）分类排列以比较通用的“会计文件形式一会计年度一保管期限”分类排列法举例如下：财务报表2021年永久年度财务报表（预算）年度财务报表（决算）10年月财务报表季度财务报表半年财务报表2022年永久年度财务报表（预算）年度财务报表（决算）10年月财务报表季度财务报表半年财务报表