大学学生档案管理办法.docx
大学学生档案管理办法为维护我校正常的教育教学秩序和生活秩序，保障学生合法权益，提高我校学生档案管理工作的规范化、科学化水平，确保毕业生档案转递的安全、快捷和高效，根据普通高等学校学生管理规定、高等学校档案管理办法精神和关于高校毕业生档案转递有关事项的通知要求，修订本办法。第一条适用范围我校学生档案的核查、整理、保存和转递。第二条新生档案的核查新生入学后，学校需在3个月内按照国家招生规定对新生资格进行核查。主要核查新生本人与考生电子档案、录取通知书、考生纸质档案、身份证等信息是否一致。复查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为复查不合格，需报学生处取消入学资格；情节严重的，学校将移交有关部门调查处理。第三条新生档案的扫描新生入学后，辅导员（班主任）对学生入学全部档案材料进行电子扫描存档，具体要求如下:1.为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，需全部采用彩色模式进行扫描；2.扫描分辨率不低于300dpi；3.档案扫描材料的保存格式为PDF；4.档案扫描材料的命名格式为：“年级+班级+姓名”，如：“2022级护理8班张三”；5,数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描，杜绝出现模糊、漏扫、重扫、多扫等情况。第四条在校期间档案材料的扫描学生在校期间所有档案材料实施学校、学生处双套制存档，电子纸质双重备份。辅导员（班主任）需及时补充本班学生的新生体检表、实习鉴定表、毕业生登记表、党团材料、奖惩材料、学籍表、报到证等档案材料的纸质材料和扫描文件。第五条学生档案内容1.普通高等学校招生材料；2.入学登记表；3.体检表；4.学籍表；5.毕业生实习鉴定表；6.高等学校毕业生登记表；7.在校期间受各类表彰、奖励的材料；8.在校期间受警告及以上处分的决定和解除文件；9.毕业生就业通知书（报到证白联单）；10.党团组织材料等。第六条归档材料的要求1.归档材料要求准确、清楚，并注明材料形成的时间；2,属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料，必须单位盖章和本人签字；3 .归档材料必须统一使用黑色水笔书写，不得用复印件存档；4 .归档材料形成之后，应立即整理归档；5 .凡属已归档待寄材料，任何人不得擅自剔除、删减、修改；6 .档案材料不齐，需补齐后方能封装、邮寄。第七条档案交寄的准备1.各教学单位辅导员（班主任）于新生报到3个月内完成新生档案核查工作，并以班级为单位将新生档案扫描文件报送学生处档案室备份；2,各教学单位辅导员（班主任）需妥善保管新生电子档案、及时完善学生在校期间电子档案。毕业生档案封装前,以班级为单位将完备的电子档案报送学生处档案室，杜绝出现模糊、漏扫、重扫、多扫现象；3 .各教学单位辅导员（班主任）进行毕业生档案材料的核查、收集、整理，并按规定时间将相关纸质材料以班级为单位交到学生处档案室；4 .学生处负责安排毕业生纸质档案的收集、审核、封装、邮寄工作和毕业生电子档案的保管工作。3 .档案的封装：档案袋封口处贴“*学院学生档案专用封条”，并在档案袋背面中缝处、封口封条两端加盖骑缝章。每个档案袋只能封装一位学生的档案，不能合装或混装；4 .毕业生档案不准学生自带，必须以邮政EMS标准快递的形式邮寄，邮寄费用由学校支付。第八条档案寄送的后续工作1 .档案邮寄工作结束后，学生处档案室及时将毕业生档案去向上传至学生处网站，方便毕业生查询档案去向；2 .学生处负责学生电子档案的保管工作。3 .毕业生档案统一按“就业报到证地址”邮寄至档案管理机构。按*文件要求，未就业毕业生可申请将户籍档案存放学校2年，落实工作后办理档案邮寄手续。若2年后扔未办理档案邮寄手续，学校将按“就业报到证地址”邮寄。（未就业学生提出书面申请，于每年档案邮寄工作开始前，将“档案留校申请”报送至学生处，未提交档案留校申请者默认邮寄至就业报到证所示地址。）第九条档案的借阅1.档案资料属于学校内部限级文件，未经许可不得外借、外传；2凡需调阅（包括借阅、查阅）档案者，均须填写档案调阅申请单，依据调阅权限和档案密级，经签批后方能凭单调阅档案；3 .学生档案仅供在档案室查阅，查阅档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等；4 .摘抄档案内容，须经档案室负责人同意，并在档案室人员在场的情况下，在档案室摘抄，摘抄完毕，档案室人员应在档案调阅单中注明摘抄主要内容。如需复印档案资料，须经档案室负责人同意，由档案室人员复印后交给查阅人，档案室人员应在档案调阅单中注明复印内容；5 .借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记、签收手续，当面点交清楚，原则上外单位不得借阅档案，如有特殊情况，必须提供借阅单位档案借阅函、介绍信，同时出具借阅人有效证件原件，供档案室复印留存。归还档案必须严格检查，并在借用登记中予以纪录；6 .借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管部门负责人，并追究当事人责任。本办法自发布之日起实施，本办法由学生处负责解释。
