物业投标书制作管理作业规范.docx

物业投标书制作管理作业规范一、目的规范公司对外参加物业管理的投标工作，确保投标书的编制质量，为通过市场竞争拓展公司物业管理的规模打好基础。二、范围适用于本公司对外承接物业项目时的投标书的编制工作。三、职责（一）市场部经理负责对外投标书编制工作的组织安排和质量控制；（二）公司市场部员工组成投标书编制小组，负责投标书的具体编制工作。四、作业规程（一）投标书编制小组的组成1.公司在接到物业管理招标书邀请（或议标书邀请）后，由市场部经理决定是否参加投标竞争。如决定参加投标，则组织员工组成投标书编制小组。2.投标书编制小组的工作流程如下：（1）负责及时全面地收集拟接项目的信息。（2）负责拟接项目的人员配置，设备、设施配置，以及编制投标方案资料的收集、提供；（3）负责投标书中“日常管理工作方案、难点、重点管理方案”的拟定、编制；（4）负责管理目标、管理计划、质量保证措施、服务承诺的编制；（5）负责开办费用、管理成本、预期效益的测算。（二）物业管理投标书的结构与内容的编写1 .对招标方案的熟悉和响应研究“物业管理内容及要求”和物业总平面图等资料。要点：项目的特点和难点（如城郊结合部、治安、群体分析、设备设施、别墅、小区主次出入口），对项目实地考察，确定管理方式。2 .适当展现公司的管理服务优势企业信誉与经营业绩。3 .物业管理服务的主要内容（1）综合管理；（2）房屋管理；（3）物业共用部位和设备、设施管理；（4）环境卫生的维护；（5）绿化养护和管理；（6）治安防范；（7）消防管理；（8）交通和车辆管理。4 .物资装备计划是开发商（业主）提供还是公司出资添置（或内部调剂）。（1）属于后者情况应在“经费收支预算”中体现（折旧）；（2）属于前者情况应在招标方案中找到依据并注意预算额度。5 .管理人员配备（1）合理量化；（2）与资格送审的人员、有效证书相一致；（3）与“经费收支预算”的协调性（人员、职务、薪资）。6 .管理规章制度（1）内部管理制度：重要的可全文展示，一般的做目录即可公司章程；员工手册；前期介入接管验收制度（规程）；岗位工作职责，考核，标准，奖惩办法；各岗位管理制度。7 .档案的建立与管理8 .经费收支预算（1）总收入：（a）物业服务费（要注意把握年度、入住率、收费率、空置房收费的具体情况）;(b)停车秩序维护费(入住率、收费率)；(c)装修垃圾清运费(代收代支属公布项目)；(d)特约服务和利用共用部位、设施设备经营的收入(要注意地方法规和业主异议，可在业主临时公约中约定收取物业企业管理成本，利润和业主分成，业主所得部分转为共用设施、设备、维修资金)。(2)总支出：(a)人力成本(工资、社医保、福利、教育费用等)；(b)办公费；(c)共用设施，设备维修费；(d)清洁费;(e)绿化费；(f)秩序维护费；(g)固定资产折旧费；(h)共用部位、设施、设备及公共责任保险费；(D社区文化活动费；(j)法定税费。9 .物业管理服务的新思路(1)有创意、可操作；(2)科技含量(网络平台等)；10 .拟定管理目标与承诺(1)响应招标方案，设定创优目标、时限，达到并获得市(省)优物业管理项目称号；(2)承诺。（三）物业管理投标书的校对、审批物业管理投标书完成后，由市场部经理负责对投标书内容进行审核、校对,修改投标书中的错误。最后交由公司总经理审定，做最后的审批。(四)封送标书投标文件审查好后，将所有投标书按照招标文件的要求，分正本和副本并分别包装密封，盖封口章。所有投标书都必须在规定截止时间前送达招标地点。五、投标书的编制要求和说明：（一）编写标书要注意对招标方招标文件中规定的“物业管理内容及要求”的对应，切忌生搬硬套，文不对题；（二）在标书中适当展示公司的管理服务优势，点到为止，恰到好处；（三）“准备采取的管理方式“要求针对拟接管物业的自身特点编制出总体管理方案和分项管理方案；（四）对拟接物业的管理难点、重点应有针对性地列出具体的管理措施；（五）所配备的物资装备要符合项目要求；（六）对标书内作出的承诺要实际，不能夸大承诺。