物业管理企业行政办公物资采购管理作业规范.docx

物业管理企业行政办公物资采购管理作业规范一、目的：规范公司物资采购程序。二、范围：适用于本公司各部门、管理处。三、职责：1、各部室管理处负责零星、应急及大宗物资的采购。2、各部室管理处负责物资验收、建帐、发放、报销。四、作业规程：1、零星物品的采购：（1）零星物品价值在300元以内的，可由管理处主任审核后先行购买，报总经理室审批后报销。（2）零星物品价值在300元以上的，采购前由管理处主任审核后，报总经理室审批后购买、报销；（3）零星物品的采购。原则上应在2个工作日内完成。2、物品采购要求：（1）仓库管理员在采购物品时,应按物品的相关标准和要求选择所需物品。（2）仓库管理员在采购物品时，应尽量按照合格供方名录中的相关规定选择合格的分供商。（3）采购单位量不大或其他原因使供应商不能送货上门的，由仓库管理员到合格供应商处购买。（4）采购物品时，必须要求供应商提供正式的商品销售发票。（5）仓库管理员在供应商处购买不到的物品，应做到货比三家，以采购到质优价廉的物品。3、应急物品的采购：（D管理员在得到批准后应立即到管理处或公司财务处办理借支手续。（2）管理处或财务部相关人员按照财务管理制度中的相关规定借支现金或支票。（3）采购员应就近到正规商店（合格供应商优先）购买应急物品O（4）及时补办申购手续。（5）应急物品的采购。原则上应在5个工作日内完成。4、下列物资如仓库无储存或工作需要时，应提出采购计划：（1）新成立管理处前期开办所需各类物资。（2）公用设施设备日常运行、日常维修养护、检修所需的材料、配件等。（3）为便于服务和管理所需添置的设备、设施。（4）其他公共配套设施日常修缮所需要的材料。5、大宗物资的采购单位总价值超过500元以上的非易耗品（含固定资产）,包括电脑及配件，手持对讲机及配件、办公桌椅、复印机、保洁设备等。6、大宗物资使用单位（含部门、管理处）根据实际需要向总经理室提出采购申请，总经办对拟采购的大宗物资进行市场调研和询价，为总经理提供采购决策依据。7、总经办对申购的大宗物资计划进行严格审核，审核内容如下：（1）用途及必要性；（2）耗材计划的真实性；（3）价格及供应商；（4）该类物资库存情况；（5）资金来源。8、总经理室对大宗物资采购申请作出批复。9、大宗物资的购置必须按公司物资采购程序进行。10、大宗物资采购，必须严格控制、专人管理，详细记录，做到物尽其用，有据可查。11、使用中的大宗物资如发生损坏、被窃、挪用等现象，追究物资管理人员和单位的责任。12、如因计划不周，造成大宗物资盲目采购发生大量剩余或不适用现象，应追究使用单位负责人的责任，对现存量的物资应报总经理室听候处理，严禁擅自处理。13、物品采购申报资料由各部门及管理处管理员长期保存。14、物品采购的验收资料（入库单、出库单）等，由部门或管理处相关人员汇总后长期保存。15、总经办每季度对各使用单位的大宗物资进行盘点。五、有关说明及要求：低值易耗品达到一定数量或单位金额（如达500元以上）亦可称为大宗物资。六、相关表单：无