制度范文集锦--档案管理制度.docx

档案管理制度为了规范本公司档案管理，建立科学、系统、严密的档案管理体系，特制定本制度。第一条总则档案管理应遵循科学、及时、完整、保密原则。本公司档案管理工作主要包括档案的建立、整理、保存、调阅等。第二条档案的建立1、公司各职能部门是建立档案的基本单位，应当建立自身的档案管理单元。凡公司合同、技术工艺、人事、会计、收发的各类文件及与房地产有关重要的文献资料，均应予以建档。2、建档应遵循及时性原则，各部门资料员在收到以上资料时，必须当天入档，最长不得超过两天。第三条档案的管理1、本公司档案应按性质科学分类，如文书档案、合同档案、技术档案、人事档案、会计档案等。同一类型中可根据实际情况划分若干子类型。如正式文件档案按发文主体可分为本公司文件、总公司文件、政府主管部门文件等，合同档案可分为房地产销售合同、房地产项目合同、施工合同、物资采购合同等等。2、归类后的档案应进行进一步整理，其具体工作内容主要包括：卷内文件排列、编号、填写卷内文件目录和卷内备考表。(I)卷内文件要求排列次序有条理，可按时间、文种、收发文机关等方法排列。(2)排好之后，应逐页编写号码，编码时在文件的左上方用铅笔轻轻标注，且其间不得有间隔，以便于查找利用和保护文件。(3)卷内目录放在卷首，其项目包括顺序号、文件字号、文件责任者、文件题名、文件日期、所在页号、备注。“顺序号”栏，按卷内文件排列顺次填写文件的件号；“文件字号”按文件本身自有字号填写；“责任者”在合同档案中指本公司签约者；“题名”栏，一般按原来文件标题填写，标题不能确切地反映文件内容或无标题的文件，在填写时应根据文件内容拟写确切的标题，并外加“”号以示后拟；“所在页号，指排序后该文件在案卷中所处的页码；“备注”栏，留待对卷内文件变化或其他需要进行说明之用。(4)卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者了解案卷的有关情况。3、卷内文件整理完结之后，要以类型为单位分别放入资料盒(同一大类可放在一个盒内，以方便查阅为原则)，并在资料盒封面清晰写明本内容。4、书籍、光盘、磁盘等档案也应按内容分类，逐一排序编号并填写卷内目录。第四条档案的保存1、档案是公司极其重要的文献资料，其保存遵循完整、安全、保密性原则。档案管理人员对档案资料的安全、完整、保密负直接责任。档案应存放于专门的文件柜或保险柜中，确保档案资料的安全，同时应做到排放整齐、美观。公司技术工艺文件属核心机密，应确保其绝对安全，严防泄密。2、会计档案的保存期限、方式等应严格遵守企业财务通则、企业会计准则等国家有关财务会计制度规定。3、磁盘、光盘文件应按有关技术要求妥善保存，做到防磁、防潮、防尘、防外力破坏。磁盘文件应设置写保护。第五条档案的调阅1、为便于档案调阅管理，公司各部门设档案借阅登记簿。登记簿内容包括：借阅日期、借阅文件名称、借阅用途、借阅人、批准人、归还日期。2、本公司工作人员借阅档案须经部门负责人同意，由借阅人在借阅登记簿上详细登记后方可调阅，归还档案时也要进行登记。借阅人要妥善保管档案，对借阅期间档案的安全、保密性负责，同时应尽快归还。3、本单位人员借阅技术档案、合同档案及人事档案和外单位人员借阅本公司档案，须经公司总经理签字同意。