“发票池”企业发票管理新方式！.docx

“发票池”企业发票管理新方式！概述集团型企业分支机构众多，采购、差旅量大，年费用类发票量上百万张，企业发票管理难度大。不仅如此，原有业务人员无法快速、精准识别错票、重复票据，大量认证工作挤占财务月末结算时间。各分子公司、部门、系统间发票数据分散、碎片化、数据孤岛，缺乏标准化的企业发票管理与数据共享能力。很多企业以发票管理为切入点，搭建一个集发票“导入、识别、查验、签收、入账、认证、归档"全生命周期常态管理及“分析、预警、服务”延伸管理于一体的r发票池。通过常态管理，实现发票快速验伪、在线认证，优化发票处理流程；通过延伸管理，实现发票全方位监控、重要敏感信息识别，强化业务风险防范。发票采集发票沉淀G）发票池发票查询发票查重发票聆证在线认证发票数据存储与调用发票状态霰踪多维度查询统计与分析提速便捷发票采集查验快速报销体验即刻获得全面电子化趋势下，企业需要更全面、便捷的采集渠道与手段获取各票种及不同形式的发票结构化数据，提升员工报销体验。员工通过发票池的发票夹，上传日常消费且需要报销的发票，可以通过拍照、相册导入、微信/支付宝卡包等方式导入。导入过程中，根据企业财务要求和预置的规则，对发票进行查重、验真、以及票据合规性校验。校验通过的发票将存储在个人票夹，当员工需要报销时,直接勾选发票，快速报销。所有采集到的发票结构化数据都将在发票池中汇集沉淀,通过接口服务与企业内外部系统集成对接。发票与单据/凭证生成一对一或多对一关联关系，并可进行互相联查。对于待验真的发票，发票池通过与税局查验平台对接，传输发票要素至税局查验平台，进行发票的自动验真。验真完成后，税局查验平台会将发票状态、发票明细等信息回传至发票池。发票池展示增值税发票的查验情况（成功、失败），对于未查验成功的，可手工发起查验。缩短认证时间提升发票办理速度过去，企业财务员工需要登陆到专票勾选认证系统，插入税盘，查询下载发票信息，手上删除未入账的专票，保留待认证的发票，再上传系统，才能完成认证流程。在这个过程中，首先需要有税盘，再操作勾选认证；其次，财务需要线下查询确认，哪些发票己经入账、未入账，耗时费力。发票池针对业务部门签收验真入池的发票，财务部据实审核入账后，产生相应业务编号，通过业务系统与费控系统的集成，实现发票信息与业务编号的一一对应，从而确保已入帐未认证的账面金额与实际发票数保持一致。财务在月末把符合认证的发票进行批量勾选后，无需插入税盘，直接在发票池发起认证，并自动核对发票金额与凭证入账金额，单张发票平均耗时7秒，方便快捷，不易出错。提质强化发票风险管控挖掘发票数据价值面对餐饮、通讯、交通、住宿等日常费用报销，财务人员往往在审核电子发票打印件的同时，还要在线下登记台账以防重第打印、重复报销。通过发票池，财务完成第一次发票扫描，验真无误允许入池后，第二次再次扫描，系统不再支持入池，在采集环节切断电子发票重复报销的弊病。另外，从业务层面，针对己过账的发票进行校验，只要发票入过账，发票状态更新为“已入账”，从而直接判断此发票是否应该继续本次报销，在根源上杜绝电子发票重复报销，减少费用舞弊的风险。针对己经提报上来的发票,财务可以在发票池中按照发票状态、认证状态等进行多维度查询、分析与统计，及时跟踪被红冲、作废等异常状态的发票，进行预警提醒，防范因信息获取不及时带来的资金支付风险，保障企业资金安全。发票池将发票集中认证及重复报销、入账再也不是难题，发票处理效率大大提升，让发票数据真正的游了起来，我们还可以基于发票池的沉淀，在完成日常发票管理的基础上，对涉税分析、敏感领域重点监控，充分挖掘发票数据价值信息，服务企业管理。