cx24-原始记录和数据处理管理程序.docx

1目的为了保证计量所对原始记录和数据档案的填写、标识、借阅、保管和处理进行有效的控制，特制定本程序。2适用范围本程序适用于计量检定/检测记录的控制及对数据处理的管理。3职责3.1检定员负责原始记录的填写与数据处理。3.2监督员负责对原始记录真实性和数据处理正确性的监督。3. 3档案员负责记录的归口管理，应将质量体系运行中产生的记录列入记录总目录中。4工作程序4. 1原始记录的生成在计量检定/检测活动过程中应形成原始观测数据、导出数据并填写有关的记录。记录可以是文字的，也可以采用磁带、光盘、胶片等其它载体生成。5. 2原始记录的管理4.2.1检定/检测原始记录是出具检定证书/检定结果通知书的依据，是最重要的检定/检测过程记录。为了保证能够复现检定/检测活动的全部过程，原始记录应包含足够的信息。4.2.2根据规程、标准制定符合要求的原始记录格式。原始记录内容应包括以下内容：a）原始记录的标题；b）原始记录的唯一标识和总页数：C）检定/检测对象的状况，包括状态、地点、型号、名称、等级和制造厂商名称等；d）抽样、封样记录：e）使用的仪器设备名称和序号；f）记录观察得到的数据、计算公式和导出的结果；g）检定时的环境条件；h）检定/检测中意外情况的描述和记录（适用时）；i）检定/检测日期；j）检定人员、审核人员签名；k）参与抽样人员的标识记录；4.2.3所有的检定/检测原始记录应按规定的格式填写。书写时应使用钢笔或签字笔，字迹要清晰。4.2.4如遇原始记录填写错误需要更改时，应采用“划改”方式。更改人在“划改”后的记录上加盖自己的名章或签字后，在“划改”记录的右上方填上正确的内容。4.3原始记录的借阅4.3.1各部门保管的原始记录在人员借阅时按照保护顾客机密信息和所有权程序执行。4.3.2根据合同或委托方的书面要求，原始记录可提供给委托方查阅。4.4原始记录的归档4.4.1各部门应及时对记录进行归档管理或按规定上交档案员进行归口管理。记录应贮存在防潮、防虫、安全的环境里，对以电子媒体形式记录的质量记录应做好备份。4.4.2原始记录的保存期限一般为3个检定周期（含当前检定周期）。4.5过期原始记录的标识和销毁原始记录的保存年限达到规定的年限后，要在质量记录登记的相应栏目上注明“过期”，并单独存放。对无保留价值的过期质量记录可由档案员提出书面申请，经技术负责人审核、主任批准后方可执行销毁。执行销毁应有两人在场，并在销毁申请表上签名，由档案员保存。4.6数据处理4.6.1技术负责人对计算和数据传送程序要做认真的校核检查，对有疑问的数据应再安排必要的验证O4.6.2当利用计算机或自动设备对检定/检测数据进行采集、处理、记录、报告、存储时执行数据和软件控制程序。5相关文件5.1 DNJL-CX-OI-20095.2 DNJL-CX-03-20095.3 DNJL-CX-04-20094.6.3采集的原始数据必须由计量信息管理员定期备份，并负责管理网络数据库O保护顾客机密信息和所有权程序文件控制程序记录控制程序6相关记录无Ad第一版换版张浩柳楠王洪2009/06/012009/06/01第一版新建张浩柳楠王洪2005/03/282005/03/28版次说明修订部门/人审核者批准者发布日期实施期修订记录