会员档案管理制度.docx

会员档案管理制度一、会员档案填写时，须用签字笔，不可随意涂改。二、会员档案归位时，须按顺序摆放；三、与会员确定课程结束后并不再续报，前台须通知教练和助教老师对此会员进行结卡，前台将结卡会员的档案收档。四、会员开卡时，前台需告知家长课程的截止日期，请假延期的注意事项。五、会员晋级时需要有考核表，晋级后前台老师将晋级会员的考核表和会员档案放在一起归档；六、因特殊原因，不能在有效期内完成课程，想与他人同时使用此卡，须通过XXX店长书面批准。会员卡有效期不予延长。七、任何员工不允许在会员档案上私自标注“延期”等字样。如需延期需办理延期手续并缴纳延期费用，特殊情况需店长签字。八、任何员工不允许私自在合同上标准给予家长的额外承诺，如特殊情况需经店长签字后方可生效。如因员工私自标注额外承诺产生的经济损失或法律纠纷，后果由责任人承担。九、前台老师需每周定期检查会员签到情况及所剩课次，不允许出现漏签现象、超课等情况。（超课需查明原因后由直接责任人承担超出课时费，漏签需及时请家长补签，如因漏签产生的损失，由直接责任人承担）十、每月前台统计低于12课时会员，并标注在档案上。同时，通知主班教练和助教跟进此会员的续费工作。十一、教练、助教老师不得私自给会员制作会员档案，需前台统一制定；十二、助教老师需对当天未到课幼儿进行及时回访，问清未到课原因并提醒下次准时上课或提前请假。并在档案上做好标注。十三、XX所有老师不得私自给幼儿划课，档窠禁止出现“V”。需请家长签字，或使用刷卡机刷卡。十四、前台老师签到时按顺序标注幼儿上课的次数。从I开始写起。十五、VIP会员需做好成长档案，每周助教或教练填写课程观察记录。十六、前台每月底统计下月过生日的幼儿姓名，准备出生日卡写好交给教练。由教练下课时宣布今天是XXX幼儿的生日，祝生日快乐并送出贺卡及礼物。如果上课当天过生日就当天发，如果不是上课时过生日就提前发（提前发可以前台老师直接将贺卡和礼物送给幼儿）