视频会议保障工作流程和规范.docx

视频会议保障工作流程和规范一、职责分工视频会议的相关方包括市卫生局办公室、组会处（室）、卫生局信息中心、局物业以及各有关医疗单位及各区县卫生行政主管部门。（一）市卫生局职责1.卫生局办公室负责会议审批、协调工作。2 .组会处室负责会议内容筹备等工作。3 .信息中心负责视频会议的技术保障工作。具体包括视频会议设备的日常检查和线路日常巡检，会前调试，会中控制室及主会场视频设备操作；定期开展对各分会场技术保障人员的培训。在局办设备使用期间的防火安全工作。4 .局机关物业部门负责会场灯光、音响、空调等设施的维护管理以及会中音响设备操作；协助组会处室布置会场和会议中服务工作。（二）各连接视频会议单位职责各连接视频会议单位负责本地分会场的各项保障工作，并做好相关设备和线路的日常巡检和维护工作，配合卫生局主会场进行会议联调和会中操作。二、视频会议组会流程（一）会前准备1 .会前申请。召开会议前，组会处室要先填写视频会议申请表报局办公室同意后正式给参会单位印发会议通知，并抄送信息中心。同时，提供会议议程、领导讲话及发言次序等。局办公室通知物业部门做好相关准备。信息中心收到正式通知后、向各参会单位分会场技术保障人员发布开会信息。2 .设备调试。会前一天，信息中心要与各参会单位分会场进行会议联调，保障主分会场的音视频效果；有发言的分会场须与主会场进行单独调试。3 .主会场应提前半天做好各项准备工作。包括：局办公室要做好各部门的协调够工作；组会处室要准备好会议内容、领导讲话及参会人员桌签等；信息中心和物业部门要做好视频会议系统启动运转、各音视频设备的布局及线路的连接工作；局物业要调试好会场灯光、音响、空调等设备。4 .分会场准备。各分会场根据会议情况布置本地会场，会前2小时开启本地视频终端等音视频设备，待主会场组会呼叫，配合会前联调。（二）正式组会会前1小时主会场下行呼叫各分会场，正式组会。会前5分钟对所有分会场静音。所有分会场在会议期间严禁呼叫主会场，没有发言的分会场严禁开启声音。会议期间，信息中心依据组会处室要求进行各会场的场景切换，依据领导讲话和会议发言情况，适时切换主会场视频画面。局物业部门进行现场服务。（三）会后工作会议结束后，信息中心须检查关闭所使用的视频设备，做好设备使用登记工作；如使用设备出现问题，则提出设备更换部件或进行专业维修建议，拟文局办实施。