文件控制程序.docx
XXX科技有限公司文件控制程序文件编号：版本状态：编制：批准：生效日期：2023年X月X日修订页历史制/修订纪要制/修订时间制/修订摘要制/修订人核准者版本备注本次制/修订说明编制/修订原因说明：原章节号现章节号修订（内容）分发部门：GMMDIDMKADCSERDPCQPPMCEDSD-COEMPDFDHR签批页签名/日期制修订人：制修订部门审核:ISO事务所审核意见:相关部门会签:1.研发部：7.人力资源部：2.技术部：8.营销事业部：3.品质部：9.海外事业部：4.生产部：10.OEM事业部：5.PMC部：11.采购部：6.仓务部：12.财务部：审批意见:1 .目的：文件是管理赖以发挥的重要支持工具，亦是促进管理指令下达及执行者承载媒体，加强各类文件管理是一项重要的基础管理工作，为规范公司质量管理体系文件管理活动，特制定本程序。2 .范围：适用于与质量体系有关的各级文件的控制。3 .术语和定义3.1 文件：信息及其载体。3.2 程序：为进行某项活动或过程所规定的途径。3.3 程序文件：含有程序的文件。4 .职责：4.1 IS。事务所是本程序文件的归口管理部门。4.1.1 负责组织质量手册、程序文件的拟制、修订、解释。4.1.2 负责对其他文件编制（包含工作文件、技术文件、标准等）的指导和监督检查。4.1.3 负责对质量体系文件编号、呈报、分发、登记、存档和监督控制。4.2 其它部门负责各自业务范围内的作业文件的拟制、修订和解释。4.3 公司总经理是质量手册、质量方针、质量目标的批准权限人。4.4 公司副总经理是程序文件的批准权限人。4.5 副总助理是工作文件及记录表格的批准权限人。5 .管理程序：5.1 文件的分类（本公司文件分为四类）：5.1.1 质量手册（一级文件）5.1.2 程序文件（二级文件）5.1.3 作业文件（三级文件）a作为各部门运行管理体系的常用实施细则：包括管理标准、工作标准（作业指导书、岗位说明书等）、技术标准（国家标准、行业标准、企业标准）、检验规范等；b.其它质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等。5.1.4 记录表格（四级文件）5.2 文件的编号5.2.1 质量手册编号AL-QM-A'版本号质量手册公司代码（AL表示“佰分爱”5.2.2 程序文件编号AL-QP×××顺序号（3位数字，按001,002,.顺序排列）程序文件公司代码（AL表示“佰分爱”）5.2.3 作业文件编号作业指导书（含作业流程、SOP、规范、技术文件、操作指南,岗位负责及说明书）AL-Wl-××-XXXII顺序号（3位数字，按001,002,.顺序排列）部门代码作导书公司代码（AL表示“佰分爱”）5.2.4 表格编号AL-QR-XX-XXX顺序号（3位数字，按001,002,顺序排列）部门代码公同代码（AL表示“佰分爱”）5.2.5 外来文件编号TJR-××-×××I顺序号（3位数字，按Oo1,002,顺序排列）部门代码外来文件外来文件类别代码（见注释）注：外来文件类别代码，A代表相关法律法规；B代表国际/国家/行业标准；C代表技术资料。5.3 部门代码:部门名称代码总经办GM营销事业部MD海外事业部ID市场拓展部MK品牌策划部AD客户服务部CS电子商务部ECOEM事业部OEM采购部PD财务部FD人力资源部HR研发部RD生产部PC品质部QPPMCPMC技术部ED仓务部SD5.4 文件审批流程5.4.1 一级、二级文件审批流程5.4.2三级、四级文件审批流程1、对流程的符合性、可操作性进行审核；2、对语言描述的准确性、规范性进行审核。对相关业务内容进行审核（视需要确定会答部门以及是否需要会签）。审批文件批准后，返回ISO事务所，由ISo事务所发布文件。5.5 文件的发放5.5.1 文件的发放以纸质版或电子版形式，受控文件必须加盖“受控”章。5.5.2 文件的发放范围、发放形式由ISo事务所确定。5.5.3 发布的电子版文件必须采用不可修改的PDF文件格式，电子版受控文件必须加盖电子“受控”章。5.5.4 因工作原因需要复印、打印文件的，必须向ISo事务所申请，经批准后方可复印、打印文件，并及时登记在受控文件签收表中。5.6 文件的管理5.6.1 文件经审批后，原件存放于ISO事务所，ISo事务所负责文件原件的归档和保存，文件原件不得外借。5.6.2 受控文件一览表应及时更新，ISo事务所负责质量体系文件受控清单的登录与更新。5.6.3 电子媒体形式保存的文件和资料应备份，防止丢失。文件归档应以标识清晰、易于识别和检索为原则。5.6.4 文件实施日期未明确规定的，以批准生效日期为实施日期。各部门以ISO事务所发布的最新版本的文件作为使用的文件。5.7 文件的更改文件更改按5.4走审批流程。5.8 文件的作废5.8.1 文件作废按5.4走审批流程。5.8.2 新版文件发布后旧版文件同时废止。5.8.3 若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。584文件的版本号格式：A0,A1,A25.9 外来文件的控制5.9.1 ISO事务所负责与质量体系有关的国家法律、法规、行业标准的识别、收集，统一编号并登记在外来文件清单中。5.9.2 其它部门负责各自归口行业的国家法律、法规、行业标准的识别、收集，统一编号并登记在外来文件清单中。5.9.3 外来文件的版本需有效控制，确保使用有效版本。5.10 记录表格的管理记录表格是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据记录控制程序有关规定执行。6 .文件通用控制流程图7 .文件：7.1 V记录控制程序文件7.2 附件：文件管理工作流程图8 .记录：8.1 V受控文件一览表8.2 V外来文件清单8.3 V文件发放回收记录表8.4 记录表格总览表8.5 V文件更改作废申请表附件：文件管理工作流程图:负责部门关键控制点相关文件及记录相关部门文件作废申请一二级文件由管代最新版本审核，副总经理批准三级文件由部门负文件清单要最齐责人审核、副总助全受控文件清单理批准。（关键制度要副总经理审批）文件收发记录品管部各部门文件保管要求相关部门文件更改/废止申请表相关部门申请经部门批准后文件更改作废申请单文件编号唯一新,总经办批准作废总经办总经班批准
