文件控制程序.docx
XXX电子有限公司编号第1页共4页文件控制程序第A版第0次修改1.0目的对与质量管理体系所要求的文件进行有效控制，确保工作场所使用有效文件。2.0适用范围适用于与质量管理体系有关的自编及外来文件的管理控制。3.1 职责3.1 总经理负责本公司质量方针及质量目标、质量手册、程序文件的批准和外来文件采用的批准。3.2 管理者代表负责本公司质量手册、程序文件的审核。3.3 各部门负责本部门文件的编写、审核。3.4 行政部负责本公司自编文件与外来文件的管理工作。负责组织对现有体系文件的定期评审。3.2 工作程序4.1 文件的分类及编号4.1.1 文件和资料分为：形成文件的质量方针和质量目标、质量手册、程序文件、工作文件（包括外来文件）和记录表格。4.1.2 文件的编号本公司质量手册程序文件的编号采用如下格式：4.2 文件的编写4.2.1 质量手册和程序文件由管理者代表组织文件编写小组进行编写。4.2.2 作业指导书、操作规程、规章制度和记录表格由该文件的使用部门编写。4.2.3 外来文件（如法律法规、各类标准、）由行政部或使用部门收集。4.3 文件的审批4.3.1 质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。4.3.2 工作流程、规章制度和记录表格由总经理审批。4.3.3 外来文件是否采用由总经理批准。1.1.1 本公司质量管理体系文件均应有编号及修订状态标识，修订状态表示为“版/次”。文件原始状号为0,修改次数依次表示为123.，原始版本号为A/0,换版依次为A/1、A/2、A/3。442质量管理体系文件分“受控文件”和“非受控”版本。443受控文件应加盖“受控”印章，非受控文件不作此标识，发放的受控文件应编写分发号。1.1.4 作废文件应加盖“作废文件”印章，对某种原因需保留任何已作废的文件，都应注明“保留”标识。1.1.5 外来文件标明“外来文件”字样。4.5 文件的发放4.5.1 行政部根据实际需要，确定受控文件的发放范围，经审批后发放。4.5.2 行政部负责文件的发放登记，领用人应签字，发放的文件应加盖受控印章并编写分发号。4.5.3 非受控文件的发放也应登记。4.5.4 文件丢失后可申请补发，由行政部按新发放号补发，并在发放登记上注明丢失文件作废，必要时将作废文件号通知各部门，防止误用。455当文件破损影响使用时,可申请更换,由行政部按原分发号换发新文件。4.5.6 文件发放应确保文件使用的各场所都应得到相关的文件的适用版本。4.6 文件的评审与更改4.6.1 每年年底：或当文件在实施中其组织结构、产品、工作流程，法律法规等发生改变；或有关部门发现文件不适宜时，行政部组织相关部门对文件进行评审，必要时予以修改。4.6.2 文件需要更改时，应由文件更改人或提出部门的负责人填写文件更改申请单及通知单，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据，经审批后对文件更改。文件更改的审批，按“4.3文件的审批”执行。4.6.3 文件更改批准后，对原文件换页；或发更改通知由文件管理员逐本实施更改，更改时说明更改状态、更改日期、更改人等。更改中作废的文件应收回并处理。4.6.4 文件经多次修改或需作大幅度修改时，应进行换版，原版本文件作废，换发新版本。4.7 文件的作废与销毁4.7.1 所有失效或作废文件由行政部收回，加盖“作废文件”印章。4.7.2 对要销毁的作废文件，填写文件销毁及保留申请表经审批后销毁。4.8 文件的管理4.8.1 所有文件的原稿由行政部统一保存，文件应有序、分类存放，便于识别、存取和查阅。4.8.2 应编制受控文件清单，其内容包括文件名称、文件编号、版次、实施日期。4.8.3 任何人不得在受控文件上随意画改，不准私自外借，确保文件的清晰，整洁和完好。484需临时借阅文件的人员，填写文件借阅登记表，经行政部批准方可借阅，借阅者应在指定的日期归还文件，到期不还者由文件管理员通知其收回，存底文件不外借，防止丢失或损坏。4.8 行政部应检查各工作现场和使用者手中的文件，发现问题及时处理。4.9 外来文件的控制4.9.1 行政部和业务部门应通过多种渠道获取与质量有关的国家及地方法律法规，各类标准及其他产品要求，并力求追踪其变化。4.9.2 行政部选择、确认适宜的质量法律、法规、标准及产品要求，并列入外来文件确认表。经审批后发放。文件的发放及管理按4.5及4.8条执行。4.9.3 行政部负责检查有关部门所使用的国家标准等外来文件是否为有效版本，及时更换过期文件。4.10 电子文档的控制4.10.1 文件以电子媒体形式呈现或保存时，应设定密码加以控制；存于电脑硬盘中的文件应备份，行政部负责行政类文件电子文档的存档管理工作，业务部门负责业务类文件的电子文档的存档管理工作。4.10.2 文件电子文档不能随便拷贝、传送给他人，必须按照文件审批流程经文件批准人审批后执行。4.10.3 文件经过一段时间使用，经评审批准更改后，由文件管理员及时更改文件电子文档，说明更改状态、更改日期、更改人等。4.11 作为记录的文件执行记录控制程序。5.0相关文件5.1记录控制程序6.0记录6.1 受控文件清单。6.2 文件发放范围审批表。6.3 文件发放与回收登记表。6.4 文件借阅登记表。6.7外来文件清单。
