文件与档案管理规定.docx

文件与档案管理规定1目的确保对环境、职业健康安全管理体系文件的控制。2范围本公司范围内的环境、职业健康安全管理文件。3引用文件无4术语无5职责5.1管理者代表负责审核管理手册和程序文件，总经理批准实施。5.2.人事部负责手册和程序文件的编写、发放、修订、换版和控制。5.3.各有关部门负责本部门文件的编制、发放、更改控制和管理。5.4总经办负责文件的归档。6工作程序6.1 文件分类1）手册2）程序文件3）支持性文件（作业指导书、记录表格、各种与体系有关的规章制度）4）与体系有关的外来文件，包括顾客文件（专利）。5）相关的法律法规：国际、国家、行业标准。6.2 文件的编号6.2.1环境、职业健康安全手册编号EHS/MOl序列号手册代号环境职业健康安全管理体系6. 2.2程序文件编号EHS/POOOll同一目录号下程序文件的序号如只有一个程序则省略逑序在管理体系标准中的目录号如：4.4.2表示：0402程序文件代号环境职业健康安全管理体系6.2.3三级文件编号EHS/WOOOll同一目录号下程序文件的序号如只有一个程序则省略本三级文件在管理体系标准中的目录号如:4.4.6表示：0406三级文件代号环境职业健康安全管理体系6. 2.4记录表式编号EHS/R001记录序号记录代号环境职业健康安全管理体系6.3 文件的编写和审批体系手册：编写人事部审核一一管理者代表批准一一总经理程序文件：编写人事部审核一一人事部经理批准一一管理者代表作业指导书：编写一一部门有关人员审批一一部门经理6.4 文件的受控及标识6 .4.1在公司范围内与管理体系运行有关的文件均为受控文件。7 .4.2文件的受控与非受控1）受控与否，是针对某类文件的文本，如管理手册是一个文件，复印的多本管理手册，是手册的文本；2）文件文本，按其发放/使用对象分为“受控”和“非受控”，即：“受控”一般是指发放和更改受到控制的文件文本，受控文本的发放对象为各执行部门/人员、认证机构等；为了宣传等目的向外分发的文件为非受控文本，如提供给顾客的管理手册。3）需受控的文件文本，一般简称为受控文件。6.4.3一般情况下，在受控文件封面或首页加盖红色“受控文件”印章；但不盖章并不意味着文件不需受控或文件失控。6.4.4文件发放前，发放责任部门盖受控章。6.4.5对有时效限制的临时性文件、一次性文件（如内审计划等），不盖“受控文件”印章，需要时，可以其它方式（如公司行政公章）明确其效力。6.4.6用以记录的表格均不盖章。6.5文件发放6.5.1文控员编制体系管理文件发放一览表，经人事部经理批准后将文件分发到各个部门，并在文件分发表上签字，若属更改的文件，则还需在文件收回/销毁/保存控制清单上做好记录并签字。6. 5.2人事部文控员对文件建立和发放中产生的记录进行整理归档。6.6外来文件的控制环境、职业健康安全法规等外来文件的控制，详见法律法规和其他要求控制程序。6.7文件的评审6.7.1当发生以下情况时，通过管理评审决定对体系文件进行评审:(1)(2)(3)(4)公司组织、结构发生改变；工作流程发生改变法律、法规的变化引起的变化；总经理、管代依据运行情况提出;6.7.2由管理者代表组织过程小组组长、部门负责人按体系运行的第一年，以后每二年一次的周期对体系文件进行评审。6.7.3由评审引起的文件更改仍按6.8.26.8.5执行。6.8 文件的更改6. 8.1文件版本和记录格式版本号从A开始，若是换版，则版本号依次排序；修改号从1开始，即第一次更改的版本号为A/0。若是更改，则更改号依次排序；新版文件的实施日期为批准日期。7. 8.2提出更改人填写文件更改申请表。8. 8.3按6.3所示，文件批准人批准文件更改申请表，并组织小组或人员进行文件编写（或改）。9. 8.4文控员按规定给予文件的编号，并在封面上做好文件更改记录。10. 8.5人事部文控管理员及时编制或更新文件控制总清单，经人事部经理批准后发布。6.9 文件回收处置6.9.1文控员将每次保留一份回收文件，并盖上“作废”章，归档。6.9.2其余回收文件由文控员填写文件收回/销毁/保存控制清单，经人事部经理批准后，进行销毁，并在文件收回/销毁/保存控制清单上做好销毁记录。7记录表式7. 17.27.37.47.5F-0P403-01F-0P403-04F-0P403-05F-0P403-08F-0P403-09文件控制总清单体系管理文件发放一览表文件分发表文件收回/销毁/保存控制清单文件更改申请表