房地产营销顾问公司档案管理制度.docx

房地产营销顾问公司档案管理制度第一章总则第一条为了加强我司档案事业建设，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法、等规定精神并结合我司实际，特制定本办法。第二条我司档案是指全体员工在日常工作中形成的有保存价值的文件材料（包括图纸、图表、文字、照片、影片、录音带、录像带、软盘、光盘）等。第三条我司的档案工作由总经理领导，总经理助理具体负责归档，由具体各部门负责人进行监督管理。第四条全体员工都有保守档案机密的义务。第二章在部门负责人监督管理的前提下，档案文件储存分为两种形式：1）员工可在定期备份文件并保证文件安全的情况下，采取自行保存的方式；2）员工也可采取定期备份文件，交由公司档案管理员保存的方式。第五条员工自行保存备份文件的情况下，如公司需要，此员工需在最短时间内提供相关文件，并承担相应责任。第六条档案管理员保存备份文件的情况下，应按照本制度工作。第七条公司任何员工在提出辞职后要将自行保存的所有文件移交至下一任接收人或部门负责人；如因员工个人原因造成公司资料损坏流失的，酌情给予处罚。第八条存盘时间可视实际情况进行，一般不大于3个月。第三章文件材料的归档、移交和接收第九条档案工作与各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作：我司各项项目中的文件材料，项目完毕或告一段落后，（或项目进行时间较长的，视实际情况每3个月进行整理归档）相关负责人员应把原稿、正件及有关材料整理好，交存档人员保存，以便分类立卷归档；第十条凡需归档的文件材料，应以件为整理单位进行系统整理,编写页号，填写卷内目录，经档案管理人员检查后进行分类、编号、排列、编制目录和入柜。第十一条对各类归档的文件材料，须制成格式统一，字迹工整，图样清晰、整洁，不得用易退色、易变质的材料，以便长期保存。第十二条各种需要保密的档案在移交档案管理人之前，由各部门管理人员确定保密程度，以便扩大利用面，交流档案信息。第十三条各部门向档案管理人员移交档案时必须办理交接手续。即填写档案移交目录一式两份，交接双方签字。档案移交目录由档案管理人员和立卷归档部门分别保存。第十四条档案归档后不得随意涂改。如特殊情况必须改动动的，必须写出修改、补充报告，经有总经理审核批准后，将修改、补充报告存入原档案内一并保管。第十五条档案管理人员要对已失去保存价值的档案要编造销毁清册，写出销毁报告，经总经理同意后，予以销毁。销毁档案时，档案管理人员会同档案所属部门共同派员监销，监销人员须在档案销毁清册上签字。销毁清册连同销毁报告永久保存。第十六条档案存档提供利用档案应遵循如下规定：凡持有总经理审批的部门或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用档案，并允许摘录和复制：第十七条查阅档案必须严格遵守查阅制度，维护档案的完整与安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改和转借。归还档案时应当面检查注销。如有损坏、丢失档案者，应及时报告领导研究处理。备注：本办法由综合部起草，经总经理批准后施行，并由综合部和总经理负责解释。请全体员工阅后签字: