写字楼工程部文件档案管理制度.docx

写字楼工程部文件档案管理制度1设备档案管理制度1.1 设备档案包括图纸和设备台帐，按系统分类为：强电、弱电、空调、煤气、消防、给排水、土建装修，统一存放档案盒并贴上标签。1.2 所有的设备档案由工程部文员负责管理和保管。工程档案管理人员应严守公司档案管理制度和保密守则。1.3 外单位交来的图纸交工程文员校对实物，如图纸无误则按系统归档；图纸有误，则联系交图单位更正。1.4 编制档案目录，内容应与档案盒外标一致。1.5 档案及图纸的工程维修的重要依据，应妥善保存，如发现用途不明的资料应交工程部经理审阅确定用途。需销毁的资料应由工程部经理、机电工程师及各班组领班组成鉴定小组研究后决定。1.6 借阅档案须经工程经理以上人员批准，并作出相应借阅登记手续。2维修档案管理制度2.1 维修档案包括日常工程维修单，设备大、中修记录。2.2 维修档案由工程部文员负责管理。2.3 工程部维修班领班负责将每日的“维修单”内容登记在“维修单明细本”上。2.4 已完成“工程维修单”由领班于次日上午统一集中上交工程部文员，以作存档和统计工程维修费用。2.5 维修档案作为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的根据,应妥善保存。3文件资料管理制度3.1 工程部各班组的文件资料包括各种班组日常查阅的系统图纸，各种规章制度、各种记录表格、各种原始数据等，这些资料由各班组分别管理。3.2 各文件资料按各班组的实际情况分类归档，分开存放，方便查阅。3.3 各种原始数据存放期为一年，以便翻查。4文件资料、档案的查阅4.1 工程部各班组的文件资料公开存放，员工可随时查阅。4.2 工程部档案由专人保管，须用时由各领班向工程文员借阅，并办理登记手续。