QP07客户合同评审程序.docx
企业客户合同评审制度1 目的为保证客户的委托能被准确理解且其要求得到有效满足，防止接受不能完成的委托或不合理地拒绝客户的委托，特制定本程序。2 范围2.1 本程序适用于公司与客户之间，对集装箱运输代理、散杂货租船运输代理、多式联运代理合同及委托进行的评审活动。2.2 在接受集装箱运输代理、散杂货租船运输代理、多式联运代理合同或委托后的执行期间，还可能接受委托方的其他指示，如其指示系合同履行过程中有关操作的指令而不涉及委托条款的修改，则该行为不在本程序所述范围内。3 职责3.1 所有与客户的合同由市场部负责洽谈，在签订合同前，市场部合同控制岗位需与相关业务/财务部门负责人对合同进行联合评审，并由市场部负责人确定我司可接受的相关条款底线，新客户的首次合同及新的业务种类的合同，最后需交总经理进行最终评审后方可签订。3.2 对原合同的延续执行，如果基本条款无变化，直接由市场部安排续签；如果基本条款发生变化，需上报市场部负责人，由市场部负责人确定是否需要业务/财务部门联合评审，如需业务/财务部门联合评审，相关评审程序同新合同的评审。3.3 任何在合同有效期内，合同双方中任何一方提出的对于合同条款的修改，需上报市场部负责人，由市场部负责人确定是否需要业务/财务部门联合评审，如需业务部门联合评审，相关评审程序同新合同的评审；在长期合同执行过程中，销售岗位在与业务部门更新成本的过程中，发现利润变化，立即上报市场部负责人，由市场部负责人决定是否需要更新报价及合同。3.4 客户合同评审过程记录及合同正本均由市场部合同控制岗位保存。4 工作程序4.1 评审依据合同评审人员应遵守相关法律法规,与公司有关的业务操作规定一同作为合同评审的依据。特别注意合同中的运费支付条款、责任条款、仲裁条款、运输时间条款、罚金条款等。4.2 评审4.2.1 集装箱运输代理合同应至少评审如下内容：1）起运地及目的地；2）运费及付款方式；3）装期。4.2.2 散杂货租船运输代理合同至少评审如下内容：1）货物情况；2）装卸港；3）装期；4）装卸率；5）运费条款；6）延滞费条款。4.2.3 多式联运代理合同至少评审如下内容：1）货物详细情况，包括货物性质、包装方式、重量、体积等；2）中转港和目的地；3）运输时间要求；4）运输方式要求；5）清关过程，清关时间及清关责任；6）是否有罚金条款；7）运费及付款方式。4.2.4 对于新客户或合作之后有新的业务类型的合同，根据合同版本不同按照以下程序处理：4.2.4.1使用工程版本合同范本根据销售岗位交来的批注了客户需求的经市场部负责人批示的市场部报价流程表（HNPL/ICF-MD-005）和XX物流报价单（HNPL/ICF-MD-OO6）,合同控制岗位在一个工作口内草拟完合同，将合同样本交销售岗位确认后，交市场部负责人和相关业务/财务部门最高负责人，由市场部负责人确定关键条款的底线，由相关业务/财务部门最高负责人提出联合评审意见。然后通知销售岗位与客户展开谈判，对于客户无法接受的关键条款，需要及时通知市场部负责人及业务/财务部门最高负责人，讨论是否做相应调整，直至与客户达成一致。上述过程须记录于客户合同评审过程记录（QPO7-F1）。4.2.4.2使用客户版本合同范本接到客户提供的合同范本，销售岗位须就合同的关键条款进行审核，如合同中的相关需求我司无法满足或存在风险，销售岗位须与客户进行协商，并将协商结果上报市场部负责人。如客户接受我司提出的修改意见，根据市场部负责人指示将注明客户需求并经市场部负责人批示的市场部报价流程表（HNPL/ICF-MD-005）和XXXX报价单（HNPL/ICF-MD-006）,连同客户合同范本交合同控制岗位。合同控制岗位在收到客户合同的第二个工作日内，根据销售岗位注明的客户要求，草拟“合同修改稿“。将合同修改稿交销售岗位确认后，交市场部负责人和相关业务部门最高负责人，由市场部负责人确定关键条款的底线，由相关业务及财务部门最高负责人提出联合评审意见。然后通知销售岗位与客户展开谈判，对于客户无法接受的关键条款，需要及时通知市场部负责人及业务/财务部门最高负责人，讨论是否做相应调整，直至与客户达成一致。上述过程须记录于客户合同评审过程记录（QPO7-F1）。如客户不接受我司提出的修改意见，根据市场部负责人指示进行进一步谈判，并由市场部负责人决定是否与客户终止合作。上述过程须记录在客户合同评审过程记录（QPO7-F1）上。4.2.5 对于老客户已执行业务种类的合同的续签合同，合同控制岗位最晚在合同到期日前两周，但不能晚于合同中规定的续签/条款修改通知的日期，通知销售岗位。销售岗位根据业务部门的服务内容的变化，向市场部负责人请示续签合同的条件，于合同中规定的通知口期前，最晚不晚于合同到期一周前，与客户沟通续签事宜。根据销售岗位交来的市场部报价流程表（HNPL/ICF-MD-005）和XXXX报价单（HNPL/ICF-MD-006）,合同控制岗位草拟“合同修改稿”，连同客户原合同复印件一并交市场部负责人。如果基本条款无变化，直接由市场部安排续签；如果基本条款发生变化，需由市场部负责人确定是否需要业务/财务部门联合评审，如需业务/财务部门联合评审，相关评审程序同新合同的评审。4.2.6 对于合同的修改，销售岗位与业务部门更新成本的过程中，如发现长期合同的利润变化，立即将成本的变化、利润的变化情况报市场部负责人，由市场部经理决定是否需要重新报价及更改合同。如在有效期内，合同双方任何一方提出合同条款或价格的修改，立即将需要修改的内容书面报市场部负责人，由市场部负责人确定是否需要业务/财务部门联合评审，如需业务/财务部门联合评审，相关评审程序同新合同的评审。4.3 评审结果4.3.1 对于老客户的续签合同，如果没有涉及到合同条款的变化，则由市场部负责人签字后方可签订合同。4.3.2 对于老客户的续签合同，合同任一方面提出的修改合同，如果合同条款的变化均为非关键性条款；则由总经理签字后方可签订合同。4.3.3 对于新客户合同，老客户的新项目合同，以及合同续签或合同修改中关键性条款的变化，均需要由总经理签字后方可签订合同。关键性条款包括：1）运费支付情况发生变化；2）联运合同中与目的地清关相关的条款发生变化（包括压车等条款）；3）罚金条款发生变化。5 记录客户合同评审过程记录（QPO7-F1）
