外来文件处理流程与规范.docx

00000外来文件处理流程与规范步骤1（1）所有外单位发来的文件应统一交由办公室行政人事专员签收、处理。（2）办公室行政人事专员须将传真文件、电子文件打印成纸质文件。（3）所有外单位发来的文件核对无误后，均须附外来文件处理单，并在外来文件处理单上准确填写收文时间、发文单位、收文号、文件标题、份数、密级、处理时限及签收人等内容。步骤2（1）办公室行政人事专员须按照收文时间顺序在外来文件登记簿上对收到的外来文件进行登记。（2）登记内容包括：收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、内容提要等。步骤3（1）招待当天提前6小时与对方联系，明确对方的车次，如在高铁站或飞机场，明确一下接站时间、地点，及做好车辆协调。（2）如需接站，由提出申请的招待部门负责人亲自前往高铁站及飞机场进行接站。（3）如无需接站，则在等候对方抵达，并亲自进行引领和服务。（4）如用餐则需向各部门协调是否需要敬酒等事宜。（5）如住宿则需向客房提醒进行用心服务。（6）招待结束后，到对应部门打印账单，找总经理进行签批，并将对应单据交财务。步骤4（1）总经理批阅后，在外来文件处理单“领导批示”一栏中批示批办意见,交办公室主任分办处理。（2）需要办理的文件：办公室主任按批办意见，将需办理的文件分送有关部门或承办人员办理。对需要有关部门办理的重要文件，办公室主任须对办理情况进行督促检查，并做好督促记录向集团总裁汇报。（3）需要传阅的文件：办公室主任按批办意见，将需传阅的文件送交阅读范围的人员进行传阅，先送主要领导和文件相关分管领导传阅，然后送交其他人员传阅。领导阅文后要在外来文件处理单“传阅”一栏中签字，并注明阅读时间。办公室主任要随时掌握文件的去向，在文件传阅结束后回收文件并检查文件是否齐全完好。（4）文件办理完毕，承办人须在外来文件处理单“处理结果”一栏中注明处理结果及办理日期。步骤5（1）办公室行政人事专员将无批示的外来文件按类别归档。（2）将办理完毕的外来文件按不同分类以时间排序分别归档在相应的文件分类内。（3）对没有存档价值的文件以及其他材料，经办公室主任批准后，可销毁处理。