新能源公司行政管理会议管理制度.docx

新能源公司行政管理会议管理制度第一条为了规范公司会议管理、提高会议质量、降低会议成本，特制订本制度。第二条本制度对公司内部各种会议和我公司人员参加的外部会议均有约束力。第三条会议通知工作：（一）除例会外，其他会议由会议组织部门或人事行政部通过电子邮件、电话等形式进行通知；（二）若会议（含例会）不能按计划召开，应及时通知各相关部门和人员。第四条会议材料的准备：（一）若有资料要发放，会议组织部门或人事行政部应事先将其复印装订好；（二）会议组织部门或人事行政部应准备好会议签到簿。（三）会议组织部门或人事行政部应根据参会人员的数量，布置好会场,准备好会议所需设备（如茶水、麦克风、电脑、投影仪等）。第五条会议的一般进程：（一）参会人员在会议签到簿上签到；（二）会议组织部门检查、汇报会议出勤情况；（三）分发会议所需材料；（四）会议开始；（五）会议结束。第六条会场纪律：（一）参会人员须在会议签到簿上签到（要求字迹清楚）；（二）参会人员须提前5分钟到达会场；（三）参会人员不得无故缺席，如不能参加会议，需至少在会议开始前一小时向会议组织者请假、并告知会议通知者；（四）会议开始后，参会人员应关闭手机等通讯工具（或改为震动），未经会议主持人许可，不得接打电话、发短信；（五）参会人员在没有征得主持人或会场管理人员同意的情况下，不得中途离开会场或随意走动。第七条会议纪要：（一）公司级会议的会议纪要：1、会议组织部门应指定专人负责会议记录，重要会议必须安排两名会议记录人员，准备好录音设备，以保证会议记录质量；2、会议结束后记录人员应立即将会议记录整理成会议纪要交相关人员进行审核；会议结束后一个工作日内必须确保会议纪要审核完毕下发；3、记录员必须做好会议纪要中重要内容的保密工作；4、由会议组织部门将下发的会议纪要发放到会议决议需传达的人员手中；5、重要讨论会的会议纪要必须由主要参会人员共同签字对会议纪要内容进行确认后下发执行。（二）部门级会议的会议纪要会议组织方根据自身情况作适当处理。第八条惩罚办法：（一）会议组织部门没有布置好会场或没有准备好会议所需设备，影响会议顺利进行的，对相关责任人处以50元/次的罚款。（二）会议组织部门没有认真组织会议材料，致使会议内容不充实的，每次对相关责任人处以50元以上的罚款。（三）参会人员有违反第六条中有关条款的，作如下处理：1、未签到的，对相关责任人处以5元/次的罚款；2、未请假无故不出席会议的，对相关责任人处以100元/次的罚款；3、会议迟到的，处罚50元/次（外部会议迟到者，处罚200元/次）；4、违反其它条款的，对相关责任人处以20元/次的罚款。（四）会议纪要中出现内容明显错误的，对会议纪要审核人处以50元/次的罚款；造成不良后果的视情节轻重另行处理。