地产股份有限公司项目采招工作监督管理作业指引.docx

地产股份有限公司项目采招工作监督管理作业指引编制日期审核日期批准日期流程目的规范对公司项目采招工作质量的监督、检查，促进采招管理。二、适用范围适用于对公司项目采招工作的监督、检查，内容包括但不限于：采招台账、采招计划及完成情况、合同和采招工作的规范性、承建商和供应商考察调研及认证评估情况、采招资料完整性、流程操作的合规性等。三、职责3.1监察中心（组）3. 1.1负责组织对公司项目采招工作的监督、检查。3.2招标中心（专职机构）/供应部3. 2.1配合对公司项目采招工作的监督、检查。四、关键活动描述3.1 监督方式、方法4. 1.1监督包括事前监督、事中监督和事后监督检查。5. 1.2事前监督主要是在招标公示或采招策划准备阶段，对采招文件及相关附加资料进行检查、复核，保证满足公司采招管理要求。4. 1.3事中监督主要是在采招过程中，临时参与对承建商和供应商的考察、入围单位建议、开标、评标等工作。5. 1.4事后监督检查是采招完成后的检查，主要是对存档资料的检查，每年不少于2次。4.1.5监督检查的依据是公司正式发布执行的采招相关流程、作业指引文件以及与采招相关的公司正式发文等。4.1.6事后监督检查的方法是从合同台账往前追溯的方式进行检查，主要对资料的完整性、流程的合规性检查。4.2采招台账事后监督检查4.2. 1检查项目采招管理台账是否根据要求填制，保证信息内容完整。4.2.2对照书面资料，检查采招管理台账是否及时记录。4.3 采招计划的事后监督检查1. 3.1项目采招计划：是否编制项目总体招标计划和总体采购计划；招标计划和采购计划编制的完整性如何，即是否明确各工作阶段的完成时间等。4. 3.2年度采招计划：是否编制年度招标计划和年度采购计划；年度采招计划是否与项目采招计划保持一致；各年度之间的计划是否保持连贯性。5. 3.3季度采购计划：是否编制季度招标计划和季度采购计划；季度采招计划是否与项目采招计划保持一致；各季度间的计划是否保持连贯性。4.4 合同资料的事后监督检查4.4.1审批的合规性：是否满足审批流程。4.4.2合同文本的检查：是否采用公司统一的标准合同文本；采用非标准合同文本时，在合同审批表或采招资料中是否注明。4. 4.3合同文本一致性检查：检查最后签订的合同文本与采招文件中确定的合同文本是否一致。4.5监察中心（组）负责对工程承包、材料设备采购、招投标、合同签订及履行进行监督，并提出监察建议，具体如下：4.5.1是否制定正式的招标文件，招标方式及投标单位的选择、数量是否符合相关规定；4.5.2开标、评标和议标的过程是否执行公司相关规定，对投标单位资质是否进行审核，技术标的评定是否专业、公正，议标的组织程序是否符合规定；4.5.3招标方案更改是否有充分的依据，是否存在故意修改招标方案让特定单位中标的行为:4.5.4中标单位的确定和采购合同的签订是否严格执行公司规定的审批程序；4.5.5外包工程是否存在先施工后签合同的情形；4.5.6招标经办人和负责人是否存在泄露招标底价、将其他投标单位的投标信息提供给中标单位，是否索取和收受投标单位的贿赂；4.5.7是否违反公司招投标的有关规定，必须进行招标的项目不招标，或者对进行招标的项日采取化整为零等方式规避公司招投标的有关限制性规定：4.5.8是否存在与投标人串通损害公司利益的行为；4.5.9是否存在无正当理由，以不合理条件限制或歧视投标人的行为；4.5,10是否存在向他人透露可能影响公平竞争的情况,或者向他人透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况；4.5.11是否存在明知投标人相互串通投标却不采取任何措施,任由事态发展或者与投标人串通投标的情况；4.5.12是否存在无正当理由超出公司承建商名录或供应商名录以外确定中标人,依法必须进行招标的项目自行确定中标人的情况；4.5.13是否存在弄虚作假，与中标人不按照招标文件和中标人的投标文件订立合同，或者订立背离合同实质性内容的协议的情况；4. 5.14其他招投标方面需要监察的情形。4.6监察中心（组）对承建商或供应商的考察认证、承建商名录或供应商名录的审核制定与执行情况进行监察4. 6.1承建商或供应商考察> ）组织部门是否通知相关部门（如设计、核算、监察等）组成小组以进行联合考察；> ）组织部门在考察前是否及时将相关资料（如考察时间、地点、行程安排、相关资料等）分发给参与考察的相关部门；> ）针对承建商的考察，主要包括以下几个方面：> 承建商的规模：主要指承建商的人员规模、生产规模、设备规模等；> 承建商的实力：主要指承建商的施工资质、承建能力、施工经验、过往业绩、获奖情况、履约评价等；> 在建项目管理状况：主要指考察在建项目的施工组织设计、施工技术方案针对性、施工质量状况、进度控制状况、安全文明状况、工程文档管理状况等；> 承建商的信誉：主要指承建商两年内有无媒体曝光的不良记录等；> 商务方面：主要指承建商能否符合或接受公司的商务条件，以及工程的应急配合、合同签订及履行等。> ）针对供应商的考察，主要包括以下几个方面：> 供应商的规模：主要指供应商的生产能力、送货能力、销售业绩等；> 供应商的实力：主要指供应商设备的齐全性、先进性、生产管理的合理性和科学性等；> 产品的质量：主要指产品的品牌知名度、档次，权威部门颁发的获奖证书、免检证书，绿色环保和科技等方面的技术指标等；> 供应商的资质、信誉：主要指工商、税务、银行信用等资质文件的真实性、有效性；> 商务方面：主要指供应商能否符合或接受公司的商务条件，以及工程的应急配合、合同签订及履行等。4. 6.2承建商或供应商的推荐：参与承建商或供应商考察的相关部门是否遵循公司“承建商或供应商应具有代表性和可操作性”的规定，选取实力雄厚、有良好品牌和信誉的供应商或承建商：1） “代表性”：主要是指被推荐的承建商或供应商在其行业内是否拥有较强的实力；其次考虑地域性；再要考虑不同项目定位的差异；2） “可操作性”：主要考察被推荐的承建商或供应商是否能满足公司的主要合同条件，是否能密切配合工程进度的各项要求，履约能力和信誉如何。4.6.3承建商名录或供应商名录的更换和增补是否严格执行公司规定的考察、报批等手续；是否存在将资质等条件不符合要求的承建商或供应商增补到名录中，以侵害公司利益的行为和现象。4.6.4 承建商名录或供应商名录的执行> ）承建商名录的执行：工程、设计、招标等部门是否严格执行关于承建商名录的有关规定，是否存在故意选择名录外承建商的现象。2）供应商名录的执行> 供应、工程、设计研发、销售策划、招标等部门是否严格执行关于供应商名录的有关规定，是否存在故意从供应商名录外的厂家中采购材料的现象；是否存在个别供应商垄断供货的现象以及其存在的原因；> 外包工程项目中甲供的，相关部门是否严格执行从供应商名录内的供应商采购的规定。4.6.5 承建商名录或供应商名录的更新：“名录”每两年修订（更新）一次，根据公司的实际需要进行增减。需要补充纳入“名录”的承建商或供应商须通过相关部门联合实地考察，确认其资质后报集团领导审批。因工程需要增加或减少“名录”材料种类/工程类别的，也按相同程序办理。4.6.6其他承建商名录或供应商名录方面需要监察的情形。五、支持性文件