地产股份有限公司设计合同管理作业指引.docx

地产股份有限公司设计合同管理作业指引一、作业指引目的规范公司设计合同管理，避免经济纠纷，减少法律风险，使合同的订立、履行有章可依。二、适用范围适用于公司下属所有项目设计外委合同管理工作。三、职责3.1设计管理部/总工室3.1.1负责编制设计合同，并在过程中与设计单位（师）进行洽谈；3.L2组织设计合同评审；3.1.3组织设计合同的签订，并负责全过程跟踪；3. 1.4设计合同归档。3.2相关部门3. 2.1参与设计合同评审；4. 2.2按责权手册审核设计请款。四、关键活动描述4.1 标准化设计合同管理4.1.1 为规范及方便设计管理人员编制设计合同，由集团总部牵头组织编制标准化设计合同，总工室/设计管理部配合并实施经审批后的设计合同范本。4.1.2 标准化合同范本一经确定不得随意更改，集团总部定期组织相关业务部门对标准化设计合同进行审核并优化，优化程序需按照建立的审核审批程序进行。4.2 设计合同洽谈、签订与跟踪5. 2.1设计部门根据需要提交外委设计申请，经相关领导批准后选择外部设计单位，具体操作要求及程序见设计供方选择与管理作业指引；确定中标单位之后，由设计部门发放中标通知书，并开始编制设计合同，编制过程中应与中标单位就相关条款进行洽谈。合同洽谈过程中需：1）遵守专业设计招标文件、中标方投标文件、答疑会书面记录及最终投标文件的内容；2）明确设计范围、深度、数量和验收标准；3）明确设计成果的完成时间（必要时，约定分阶段设计文件的提交时间和甲方的审定时间等），原则上，应满足工程项目的设计报建、审查和工程总进度计划：4）明确双方的责任和义务，明确双方设计协调工作流程；5）明确合同的单价、总价和付款方式（争取在同等设计条件下，尽可能降低设计单价；注意灵活处理合同预付款的方式：处理好境内外结算方式同设计进度的关系；完税发票等事宜）；6）细致审核额外条款（结合设计范围），争取更有利的额外设计服务。4. 2.2设计管理部/总工室将双方洽谈达成一致的设计合同经部门主管领导审核后，组织核算部、工程部、法务等相关部门进行合同评审。按照责权手册由相关领导审批确定后，由集团公司法人代表授权相关人员代理签订该设计合同。双方签字盖章后，文员将原件正本送行政部门，副本在本部门存档备查。4.2.3合同正式签订后，项目负责人应结合项目设计进度计划，组织有关方面进行设计合同交底。依据设计合同，相互促进、相互约束，进行全过程的设计协调、监控和管理。4.2.4在合同管理过程中，按计划、分阶段检查设计单位（师）的工作进展情况:1）组织有关技术支持单位对设计文件的深度和质量进行审查，对其技术缺陷和不足，应提出书面批评和问责，限期整改；如存在重大技术问题，对于所造成的损失，严肃提出相应的索赔；2）对由于设计单位（师）提交设计成果的时间拖延，严重影响项目整体设计进度和工程建设进度的情况，要书面提出问责，并以其违约处理；3）在每次设计协调会议中，需要根据不同情况，向合同有关方强调应引起重视的合同条款，双方的责任和义务及违约条件等。以合同为法律依据，督促合同有关方面设计工作有效、顺利和正常进行；4）按设计合同付款，有效的控制设计节奏。对于合作较好的设计单位（师）（信誉和水平较佳），为了保证总体设计进度，设计主管领导可预先安排设计阶段性请款程序；对于在重要条款方面具有违约情况的设计单位（师），设计部门可延缓或暂停其设计请款程序，督促其在设计质量、进度等方面满足合同要求：5）在合同管理各阶段和设计协调会议，要建立相应的设计文件收发记录、会议纪要等可供追溯证明和依据，为合同管理和协调提供有利条件。6）对于设计合同实施过程中，设计质量较差、进度拖拉、设计配合不主动、经常扯皮、推诿责任的设计单位，经项目负责人提出、部门领导综合评审确定，可将该设计单位（师）从部门编制的设计单位（师）名录中删除。4.3设计合同归档4.3.1设计部门负责设计合同的分类、装订、存档工作。4.3.2设计部门负责设计合同的评审和请款工作，并负责定期更新部门设计单位（师）名录。五、支持性文件5.1 流程及作业指引5.1.1 设计供方选择与管理作业指引5.2 表单及模板无