房地产项目施工管理项目部档案资料保管制度.docx

房地产项目施工管理项目部档案资料保管制度1项目文件资料管理的范围1.1 商务往来文书：来文、发文副本、内部公文、电报、传真、电子邮件等:1.2 财务存档资料：支票、账薄、财产目录、统计及会计资料等；1.3 原始单据类：订购合同、购货单、调拨单、验收单等；1.4 重要文件类：法律文件、交易契约、标准、规范、企业内部规定:1.5 重要图表：设计文件、施工计划图、进度表等；1. 6记录要件：施工日志、施工记录；1.7 会议资料：会议记录、会议纪要等；1.8 施工技术、质量、安全等方面的资料；1.9 电脑资料：磁带、光盘等；1. 10声像资料：录像带、录音带、照片（底片）、磁盘、光盘等。2项目文件资料临时归档办法2.1 随时收集项目经理部办理完毕的文件，资料按“条款类目”分别存放，次月经检查齐全后，整理立卷归档。2.2 文件资料整理原则:a制度一套能充分解决项目经理部文件记录保存管理制度。无论是按什幺形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便，因此都必须在档案类目里清楚地标明并把档案保存好，每一份文件资料都要清楚地注明它归入的档案类目；b每天都应进行清理归档，以免资料堆积；C熟悉自己管理的档案，了解其它职能人员的归档方法和保管的资料；d每月要清理一次档案，及时清除不必要保存之材料；e准确地做好文件索引，以便于查找。f归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便办理归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目查找；g项目文件和资料的归档按有关要求进行组卷；卷内文件要把文字和图样、译文和原文、正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起；卷内页号正面书写在右下角，反面书写在左下角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。2.3 案卷厚度一般在广5公分为宜，装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折迭整齐；对字迹难以辨认的材料应当附上抄件，案卷标题应标明作者、问题或名称，文字要简炼，确切，用毛笔和钢笔书写，字迹端正。2.4 根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编张号、拟案卷标题、填写案卷封面、确定保管期、装订、案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、全宗介绍、案卷目录、卷内目录组合而成。2. 5案卷要分类保管2.6 项目资料保管室的门窗要坚固，做好防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。2.7 每月对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。2.8对于已失去作用的档案资料要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真的鉴定。确定销毁的档案材料必须造册登记，送项目经理和分公司档案主管负责人审批。