建工集团传真信函管理制度.docx

建工集团传真信函管理制度第一章传真机管理办法及其收发程序第一条公司办公室的传真机面向公司各部门，由专人负责管理维护、收发传真，进行定期的清洗、保养，及时换纸，且保持24小时处于自动接收状态，使其以最好的状态工作。第二条在每年年初做出传真费用的预算，费用包括:传真机一年的传真/电话费、维护维修费、传真用纸的费用等。在每年年终做费用结算。第三条以公司名义外发的传真，需经公司有关领导签发。公司一般不以职能部门名义对外发公文类传真，如特殊需要，需主管领导审批，公司办公室存传真稿原件或复印件。各职能部门业务类传真，由职能部门部长签字方可办理，公司办公室不留传真稿。第四条凡属收到传真，办公室设法尽快通知收件单位或收件人，并酌情留复印件保存待查。一般业务类的传真,公司办公室传递给有关部门或人员，不再保存。第五条传真的收、发程序收、发传真都要由经办人进行认真的登记。（一）收传真登记格式如下：收到分解传递备查（二）发传真登记格式如下：送审登记发出一备查第二章公司传真格式和使用办法第六条公司办公室统一制作传真格式标准模板软盘,其传真格式见附件一。第七条公司各部门对外发传真一律采用标准格式，各部门到公司办公室办理领取一片标准模板软盘，使用计算机打印制发或打印成传真稿纸手写制发。公司外发传真一律采用A4型纸张。第八条为了强化标准化管理，树立公司对外形象，若不采用统一传真格式，一律不予制发。第三章公司信函格式和管理办法第九条公司信函（信纸、信封等）采用统一格式（附件二）和市场可购买到的一般稿纸、公文袋（内部使用）等。作为公司办公之用。第十条信函统一由公司办公室管理制发和领用。第十一条根据工作需要，各部门指定专人到公司办公室领取，其费用记入各部门办公费用中。附件：云南永昌铅锌股份有限公司传真式样二。二二年九月二日公司传真弱宓传真:联系人:传往:（单位接收人:内容: