物业公司财务部借款及费用报销管理制度.docx

物业公司财务部借款及费用报销管理制度一、支款范围商品类采购（指商品等）、办公用品类采购（包括文化用品、劳保用品、花卉等）、固定资产采购（包括电脑、打印机、办公家具等）、图书音像资料、差旅费、运费、广告费、其他（如业务招待费、伙食费、零星支出等）。二、支款凭证支款时应提供购货合同书、购货协议书、购货订单、物品申购审批单、出差申请审批表及其他相应资料。三、支款流程支款人填写借款单或报销单，经部门经理签认后，送财务负责人、企业负责人进行签核，至出纳员处领款，交会计进行账务处理。四、差旅费相关规定1、员工因公出差可以借差旅费。由出差人填写“借款单”，注明出差地点、时限、事由，并由部门领导审核，总经理批准，由财务负责人审核，到出纳处办理借款。2、当月连续几次出差，在上次借款未还清的，不予再借款。试用期人员单独出差，不予借差旅费。特殊情况经总经理同意可借不超过本人半个月的工资。3、借款人员终结事务，在报销时扣回借款，当时不能扣回的，在本月开资时就借款总额一并扣回。4、差旅费报销：按地产集团对物业公司的规定标准执行。五、办公用品、低值易耗品报销办法1、每月底由各使用部门负责人根据工作需要填写“办公用品、低值易耗品使用计划表”，交行政人事部汇总，提请部经理审批后购买。专业性、技术性强的物品，可委托相关人员购买。2、所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记的办法。3、购买后由行政人事部有关经办人按财务规定粘贴有关报销单据，经有关领导签字批准、财务审核后，予以报销。六、固定资产购置费用报销办法1、由有关部门提出书面申请，经财务部依据年度预算进行审核批准，再由总经理审核批准后，到财务部门开据支票购买。2、固定资产购买、安装、调试、验收合格后，主管部门应尽快将有关单据到财务部门办理报销手续。3、所购固定资产纳入企业统一管理。七、业务招待费报销办法1、各部门有业务招待事宜必须提前填写请款单，经部门领导审核签字后报总经理批准，到财务部门办理方可消费，并于次日报请总经理签字，进行报账处理，过日总经理将不予签字，财务不予报销。2、发生的公关费用，无论钱或物，必须提前报请总经理审批，方可执行，否则财务不予报销。八、交通费报销办法原则上应优先乘坐公交车，符合公司要求的也可以申请公司办公车辆。特殊情况经主管领导事先批准，可以乘坐出租车。九、通讯费报销办法每月25日前凭电信部门打印的话费单据，按标准报销。十、广告费（不含公益性广告）报销办法根据年度预算计划，由公司招商部门提出申请，注明广告方式、内容、预期效果、预算金额，由总经理批准实施。十一、其它费用报销办法1、采购物品报销时，除提供费用报销单外，还应提供经物品管理人员签字的验收单或入库单。2、未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由总经理酌情处理。十二、注意事项1、凭证填写要求1.1 应用蓝色或黑色签字笔逐项填写，禁止使用红色笔、圆珠笔或铅笔；1.2 字迹要清晰，不得涂改。2、发票规定（详见票据管理规定）3、结算规定3.1 公司总经理对各公司经济业务负审核和签署责任。当其超越权限或不符合制度规定签署时，财务人员有权拒绝报销付款，并以适当渠道反映。3.2 原则上由经办人本人报销费用，一事一报，严禁混合报销、伙同报销或代替报销。3.3 报销时须注明费用发生原因、地点，准确计算金额和单据张数或联系方式。3.4 费用报销在终结事由后三个工作日内办完签字手续。