某公司订单处理管理规定.docx

某公司订单处理管理规定订单处理管理制度第一条订单处理流程第二条报货须知（一）报货方式：建议不管是发廊还是业务员，最好用电脑传输，省时、省钱又方便。（二）报货要求：客户详细资料（名称、地址、联系人、联系电话）、所订产品信息（包括货号、产品规格、数量、配送品、促销政策、金额等）明确，以便快速受理订单。（三）注意事项：若出现客户资料不详细、产品信息不完善、促销政策不符合规定等问题，导致客服文员未能及时有效地处理该订单，后果由下单业务员自行承担。（四）备注：每天16:00之后传回的单算作第二天业绩。第三条接单.下单须知（客服部）（一）明确产品货号、产品规格、产品属性（比如染膏的色号、双氧奶的度数等）、数量、配送品、促销赠品、金额等。（二）客服文员在生产销售单时，一定要确保选择正确的相应仓库。（三）直接在下单时依照货款零头处理制度将零头处理掉，须在订单上备注清楚。（四）当客服文员接到订单发现物流中心仓库无货或货物数量不足时，首先需向客户告知实际情况，并协商是否可推迟送货时间。同时安排下单生产或发货至省区物流中心。（五）当处理订单时，如发廊有什么要求，应在销售订单上备注，比如：发廊有其他要求、换染膏、买多少送多少、试用装、退货、换货等。如不注明，将给送货员带来不便。（六）当天订单，当天处理完：1.每天15:30之前审核过的订单包括业务员和客服的订单）分10:00.12:00、15:30、下班前四个时间点统一发送到各物流中心；2.15:30至下班前所产生的订单，必须在下班前要求财务审核完毕，并把订单全部传到各物流中心。第四条审单须知（一）一次审单由接单文员小组组长负责，二次审单由财务负责：财务部必须在规定的时间内，及时配合客服完成审单工作。（二）审核内容：促销政策（超出政策需领导特批）、拿单人、金额。（三）审单时间：早上9:30前、上午11:30点半前、下午15:00前、下班前必须审完单，审完即发。（四）审单人若出现错误，每发现一次罚款20元。第五条导单、发单须知（一）跟单文员每天下班前必须把当天16:30之前的订单导出来，并发至客服主管处汇总，由客服主管传到物流中心。（二）然后，将当日各地区、各发廊的订单汇（总件数、总金额）后，发一份到各送货员手中，并注明到达当地的大概时间，让送货员提前安排好送货时间与路线。第六条备货、发货须知（物流中心）（一）物流中心发到各地区的货，务必发一条短信给送货员，注明订货详细信息（货号、数量、金额等），注明发廊名称与详细地址，注明托运部详细地点，让送货员明确。（二）物流中心主管每日必须将当日的发货登记表（含订单号、货运单号、发货准确时间、托运部联系方式等）传给客服主管，以明确货物流通情况。（三）惩罚规定：1 .出现备错货、备少货导致退单或重新发货，由备货员自行承担该事件全部损失。2 .物流中心出现漏备、未及时备送货等情况导致客户投诉，根据情节严重性对物流中心主管进行处罚。（四）当天订单货品，当天配送完。1 .每天12:00之前必须将客服10:00发来的订单货物配备好；2 .每天14:00之前必须将客服12:00发来的订单货物配备好；3 .每天下班之前必须将客服下午发来的所有订单货物配备好，并送交各指定物流公司，保证货物当晚到达当地、送货员第二天上班即可收到前一天订单的货品，实现48小时到货的承诺第七条送货须知：当天收货，当天送完（一）每日收到物流中心所发来的发货信息后，当天晚上要规划好明日的送货路线。（二）【如遇特殊情况（如订单过多），必须在第二天12:00前送完】o第八条汇款须知（一）原则上每日收到货款后，送货员当天之内必须将货款汇入欧贝佳公司指定账户。（二）汇款后要第一时间将该批汇款的总金额，以及所对应的订单号编发一条短信到指定手机号：18888888888,以便财务人员及时核对回款，减少对账难度。（三）财务人员核对无误之后，须第一时间发短信通知该送货员。第九条回款登记与存档须知：财务人员每周统计回款情况，特别注明各送货员的累积欠款金额，并将回款统计表发给肖总与营销副总/销售总监，以便催款。