合同管理规范管理制度.docx

合同管理规范管理制度合同管理规范管理制度目录一、综述二、职责分工三、合同生命周期管理四、合同签订管理五、合同执行管理六、合同变更管理七、合同履行管理八、合同归档管理九、风险提示和防范十、附件十一、法律名词及注释十二、遇到的艰难及解决办法一、综述本文旨在规范公司合同管理流程，保障公司合同权益，防范合同风险，确保业务合同的顺利执行。二、职责分工1 .总经理负责审批公司签署的重要合同。2 .营销部负责合同的业务谈判与签订工作，合同的执行监督工作。3 .财务部门负责合同付款及合同款项催收工作。4 .法务部门负责合同的法律管理及纠纷处理工作。5 .合同管理员负责合同的鉴定、存档、保密、变更管理等工作。三、合同生命周期管理1 .维护管理合同数据库，包括合同的类别、编号、签订时间、金额、开始时间及终止时间等信息。2 .定期整理合同资料，维护合同档案，保管好合同原件及附件,确保合同及相关资料完整。3 .建立合同到期提醒制度，提前2个月提醒相关负责人处理合同到期事宜。4 .建立合同过期淘汰制度，清理过期合同，进行合理处置。四、合同签订管理1 .制定业务合同及服务协议，明确双方权利义务及服务范围。2 .会签各部门对合同内容进行审核与审批，确保合同的合法性及风险可控性。3 .确认合同文本并完成签署流程，签署盖章合同正本及副本，确保合同存档完整。五、合同执行管理1 .建立合同执行文件，包括合同执行计划、合同履行进度表、合同履行验收报告等。2 .建立合同履行跟踪机制，跟进合同履行进度，对未按时履行合同义务的情况进行催促和催收，并及时处理合同履行过程中的问题。3 .在合同执行过程中，注意风险防范，对可能产生的风险进行深入探讨并及时处理。六、合同变更管理1.建立合同变更记要制度，对合同变更进行记录并备案。4 .严格控制合同变更范围，避免乱改合同内容。5 .合同变更由相应的部门负责人进行会签及审批，经总经理批准后，方可执行和实施。七、合同履行管理1.按合同约定履行义务，确保合同履约。2 .及时对合同履行过程中的问题进行沟通解决，并记录相关事宜。3 .对于履行不正常合同，及时与其他相关部门沟通，采取必要的补救措施，确保合同权益不受伤害。八、合同归档管理1 .对于完成的合同，及时编制并归档合格合同副本及相关附件。2 .建立合同档案库，根据合同签订时间、类别及编号等进行管理维护。3 .定期审核合同档案，确保合同资料存储安全及完整。九、风险提示和防范1.注重合同风险评估，明确合同风险点，制定防范措施。4 .对于具有重大风险的合同，应及时向上级汇报，征得批准后方可执行。5 .对于可能引起纠纷的合同，必须合理设置条款，避免合同纠纷发生。十、附件1.合同管理流程图2 .合同分类及编号规则3 .合同文件格式和编号4 .合同履行跟踪表格5 合同履行验收报告十一、法律名词及注释1 .合同法：中华人民共和国合同法。2 .公司法：中华人民共和国公司法。3 .招投标法：中华人民共和国招标投标法。4 .合同纠纷法：中华人民共和国合同纠纷法。十二、遇到的艰难及解决办法1.艰难：业务部门时常暂时修改合同内容，导致合同管理艰难。解决办法：强制要求合同修改经过严格的会签、审批程序，减少暂时修改合同的情况。5 .艰难：合同数量庞大，档案存储不足。解决办法：优先将过期合同淘汰，并加强合同归档管理，建立合同档案库进行存储管理。6 .艰难：公司各部门间意见不统一，导致合同签订和履行过程中浮现问题。解决办法：加强合同管理的工作协调，在合同履行过程中及时商议、解决问题。