企业财务会计核算手册会计档案管理.docx

企业财务会计核算手册会计档案管理一、各单位必须加强对会计档案的管理工作，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。二、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计资料,是记录和反映公司经济业务的重要资料和证据。具体包括：1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，其他凭证。2 .会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产清册，辅助账簿，其他会计账簿。3 .财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括财务报表、附表、附注及财务情况说明书，审计报告及其他财务报告。4 .其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。三、各单位每年形成的会计档案，由会计机构档案管理岗按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计机构至少保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本事业部档案室统一保管。移交本公司档案机构保管的会计档案，应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和档案管理岗共同拆封整理，以分清责任。四、除书面档案外，电子会计档案亦需保存。电子会计档案的保存需符合下述要求：1 .电子会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据；会计数据是指会计凭证、会计账簿、财务报表等数据；2 .电子会计档案由IT部负责管理；3 .采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制,防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。4 .电子会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应备份双份，相关会计岗保存一份，档案岗保存一份；5 .通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。五、各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，按照公司财务信息管理办法要求，履行审批手续后，经公司财务负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。六、按会计档案管理办法规定会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管按照本办法附表所列期限执行。七、保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：1 .由公司档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2 .公司领导人及财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3 .销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。4 .监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司领导人及财务负责人。八、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。九、单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的上级单位代管会计档案。十、公司分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，经存续方财务负责人批准其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；公司分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管，经代管方财务负责人批准各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。公司因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原公司保管。承接业务公司经原公司财务负责人批准可查阅、复制与其业务相关的会计档案。十一、公司合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的公司统一保管；公司合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。十二、公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。十三、交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。