供水有限公司物资采购合同管理办法.docx

XXXX供水有限公司物资采购合同管理办法第一章总则第一条为加强公司物资采购合同管理工作，规范物资采购合同管理行为，保证依法签订、履行、变更和解除合同，防范法律风险，避免经济纠纷，维护公司的合法权益，特制定本管理办法。第二条本办法适用于XXXX水务集团有限公司XXXX供水分公司（以下简称“xxxx供水”）的物资采购合同管理。第三条本办法所称合同是指物资采购合同，包括备件/材料采购订单、设备购买合同。第四条本办法所称合同管理包括合同准备、合同审核、合同审批、合同签署、合同履行、合同变更、合同解除、合同存档等全过程管理。第二章合同准备第五条采购部门根据已批准的采购计划起草合同文本。第六条合同文本应包括商务与技术文件，内容一般应包括且明确约定：（一）当事人的名称和住址；（二）标的物；（三）品牌；（四）项数；（五）数量；（六）价款；（七）履行期限、地点和方式；（八）违约责任；（九）解决争议的方法；（十）适用法律等。第三章合同的审批签署第七条合同审批程序：采购员草拟合同文本，报分管领导审核，分公司报上级公司审核通过后，上报总经理最终审核签字。第八条各类合同都必须以书面形式签署；合同的签署时间应为签署合同的真实时间。第九条签署合同时应检查被采购单位签约人员的资格。直接签署合同的人员必须为本单位法定代表人或授权代理人/被授权人。第十条法定代表人直接签署合同时，应出示加盖公章的营业执照复印件和法定代表人身份证明书。授权代理人/被授权人签订合同时，必须出示加盖公章的营业执照复印件和授权明确的授权委托书。第十一条签署完成的合同文本需加盖公司合同专用章或单位公章，合同生效。第四章合同的履行、变更及解除第十二条一般情况下，正式合同文本三份，一份发给采购员，转供货商作为供货依据，并负责催货工作；一份发给财务，作为付款依据；一份连同所有物资采购资料存档。第十三条采购员接到生效的合同后，按合同的形式及相应的工作程序执行合同。物资到货后，若有监理单位，首先监理单位组织验货，组织设备管理部门和使用部门验收（工程建设项目由工程建设单位参与验收），出具验收报告，采购员下达入库通知单，并汇总付款手续，经分管领导批准后，送总公司财务部付款。第十四条合同的变更、转让或解除的条件：（一）合同在履行过程中，法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件出现时，可以变更或解除合同。（二）需要变更、解除合同，应在法律规定或合同约定的条件下，在合理期限内与双方当事人进行协商，书面通知并限期答复。第十五条合同的变更、转让或解除的程序：（一）采购员准备变更或解除物资采购合同的所有附件,包括原采购合同及签订原采购合同的所有附带资料；（二）注明变更或解除原采购合同的理由，并草拟变更后的采购合同文本。（三）变更、解除合同的审批权限和程序与原合同的审批权限和程序相同，重新履行程序。第十六条合同的变更、转让或解除应注意以下事项：（一）主体变更，应征得合同各方书面同意。（二）有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章。（三）经上级主管机关或相关机关批准登记的合同变更、解除，应报原批准机关或更新登记。（四）变更、解除合同的协议在尚未达成或批准之前，原合同继续有效，仍应履行。第五章合同档案管理第十七条档案室根据合同编号，有序存放，未经批准不能随便翻阅，确实需要查阅时，严格按程序办理，记录借档、查阅信息。第六章合同纠纷的解决第十八条提请处理合同纠纷的程序（一）合同在履行过程中如发生纠纷，合同在纠纷发生后双方协商及达成一致意见或对方未按调解协议执行的，由采购部门整理有关资料。（二）公司收到合同纠纷情况资料后，根据情况在七日内提出处理建议。（三）协商不成的，需要提起仲裁或诉讼的，按相关法律处理。第七章附则第十九条本办法为公司内部管理制度，解释权归XXXX水务集团有限公司XXXX供水分公司所有。第二十条本办法自颁布之日起正式实施，未尽事宜将另行补充。