科技工业园物业管理档案的建立与管理.docx

科技工业园物业管理档案的建立与管理档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范的档案管理能够使我们充分了解某某工业园设施、设备的使用、维修和改建情况，并为日常管理工作提供依据。本公司有一套完整的档案管理方案及严密科学的档案管理制度，采用电脑存储、原始档案入库保存并用的方式，将档案资料按不同性质、类别、编号、造册、分柜保管，以便于日常的查找和调用。第一节某某工业园档案的建立一、总体思路：所收集的资料按某某工业园办公楼及厂房资料、用户档案资料、物业管理资料分成三类，进行整理、造册、存档。档案管理实行原始资料与电脑管理资料相结合的管理模式。各种档案资料并重，充分掌握某某工业园的情况，形成无盲点的管理网络。某某工业园的各项管理工作必须建立档案资料，依照规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。二、需建立的档案、资料表一某某工业园办公楼及厂房资料名称资料内容工程建筑规划图纸、项目批文、用地批文产权资料建筑许可证、投资许可证、开工许可证物业资料A、办公楼及厂房基本资料B、用户档案资料C、附属设施资料工程技术资料A、竣工图、（总平面图、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸）B、地质勘察报告C、工程合同及开工、竣工报告D、工程预算E、图纸会审记录F、工程设计变更通知及技术核定单（含质量事故处理记录）G、隐蔽工程验收签证H、沉降观察记录I、竣工验收证明书J、主要建材的质量保证书K、新材料、构配件的鉴定合格证书1.、水、电、空调、电梯等设备检验合格证书M、砂浆、混凝土试块试压报告N、供水、供暖的试压报告0、园林绿化的图纸和清单P、设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、合格证和保修单、操作手册等Q、有关工程基础上的其他重要技术决定和文件表二某某工业园业主、用户档案资料名称资料内容单位（部门）名A、负责人B、人员数量C、联系电话D、紧急联系人、电称话E、业务职能F、楼层、房号G、面积表三物业管理资料名称资料内容行政文件行政部门法规文件物业公司文件管理处规章制度员工管理档案员工个人详细资料员工业绩考核记录员工业务管理检查记录培训档案各项培训计划及实施记录培训考核记录及奖惩记录设备管理档案各类公共设施保养维修记录各项机电设备保养维修及运行记录设备检查记录维修记维修服务登记表录维修回访记录护卫管日常巡查记录理记录交接班记录车辆管理记录物资放行记录闭路监控系统记录突发事件处理记录值班记录转发的消防记录绿化管理档案绿化总体规划图绿化统计表绿化养护表绿化养护、更换记录保洁档保洁工作记录案卫生检查考核记录消杀记录管理档收支明细及汇总表案与业主工作联系记录管理处与外单位签订的各类合同物资发放、申领、库存记录投诉及业主、用户投诉记录处理记录投诉的调查、处理、回访记录会务服单位（部门）名称务记录会议名称、时间服务要求