办公用品管理制度.docx

办公用品管理制度第一条办公用品范畴本制度所指办公用品是低值易耗办公用品：包括打印纸、签字笔、笔记本、财务各类凭证、文件夹、档案盒、剪刀、尺子、计算器、纸篓、墨盒、色带、茶杯、暖瓶等以及单位价格低于300元的其它办公用品和用具。第二条办公用品费用预算第一款办公用品使用定额由集团行政部负责组织制定、调整，并报审计部审核，经预算管理委员会审批后执行。第二款每年12月底，集团各系统、各直管部门、各分公司上报下一年度办公用品费用预算，集团行政部根据本年度办公用品使用情况和下一年度规划，制定下一年度办公用品费用预算。在确保切实可行的前提下，报审计部审核，经预算管理委员会审批后执行。第三条办公用品请购第一款每月28日前，集团各系统、各直管部门、各分公司需通过ERP提报下一月度办公用品采购计划申请；如无法通过ERP提报申请的，需通过OA系统填写办公用品采购申请单（见附件1）,集团各部门申请的，经集团相应部门经理、分管负责人审核、分公司申请的经相应公司总经理审核后报集团行政部复核。第二款集团行政部根据集团各系统、各直管部门、各分公司购买申请提报情况，结合库存，通过ERP提报月度总购买申请，经集团行政部主任、行政人事总监审核，执行总裁签批后，由集团行政部负责安排专人购买。第三款集团各系统、各直管部门、各分公司采购计划应控制在定额范围之内，超标部分采购行政部不予购买。如确因工作需要或特殊情况需超出定额的，应单独提报购买计划，经执行总裁签批后转行政部实施。第四款集团各系统、各直管部门、各分公司在提报采购申请时，应在请购单中注明所需用品的数量、型号和规格,否则行政部不予购买。第四条办公用品采购第一款办公用品的采购由集团行政部专人负责，原则上每月根据提报的采购计划于月底之前完成采购。打印纸、碳粉等常用物品可不定期采购，月底统算。第二款任何部门或个人未经行政部许可不得自行采购各类办公用品。确需由使用部门自行采购的办公用品，应在采购计划中明确，得到集团行政部许可后方可进行采购。第三款因无办公用品采购计划而影响采购、配置和工作的，由相关部门或个人自行承担责任。第四款集团行政部根据公司日常办公需要，对常用的办公用品进行批量购买，并在办公用品库内保持一定库存,以保证日常正常办公需要，提高供给效率。第五条办公用品入库及领用第一款采购完成后，办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由行政内勤负责登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续，达到要求后对采购的办公用品建立档案，及时通知申请人员领取。第二款集团各系统、各直管部门、各分公司领用时须到集团行政部填写办公用品领用申请单（附件4）,经行政内勤签字确认后方可领取。第三款行政部内勤负责按定额及集团各系统、各直管部门、各分公司月初提报的办公用品采购申请单内容严格把关，并分类登记立档。第六条办公用品使用第一款办公用品为公司员工在办公时使用，严禁员工将办公用品带出公司或挪作私用。第二款凡属集团各系统、各直管部门、各分公司员工共用的办公用品由相应部门指定专人负责保管。第三款办公用品使用时应本着节约的原则，严禁出现人为浪费现象。若出现丢失或被人为损坏，应由责任人照价赔偿。第七条其他规定第一款每月行政部内勤应对集团各系统、各直管部门、各分公司办公用品的使用及管理情况进行一次监督检查。第二款集团各系统、各直管部门、各分公司在办公过程中产生的废纸、报纸、其它废弃物资等办公垃圾，应于每月28日统一送集团行政部外售，并将外售货款统一上交营销结算中心，作为办公用品采购用款。第三款计算器、墨盒等办公用品的领用和更换，除需本部门负责人签字同意并由集团行政部主任批准外，领用时需以旧换新，否则不予发放。第四款办公用品（价格在20元以上，可长期使用的）正常使用发生损坏时，要及时向集团行政部报告，由行政部安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人应按非正常使用损坏照价赔偿。