记录控制程序.docx

记录控制程序版本更改类型生效日期更改内容会签单位：质量：工程：采购：业务：研发：DCC：生产：PMC：行政：财务：制作：审核：批准：1目的对质量、环境、职业健康安全管理体系记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置所需的控制做出规定，为管理体系有效运行提供证据。2范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关记录的控制。3术语/定义无4职责4.1 质量部是记录的归口管理部门，负责编制记录清单,对公司各类记录的表样进行批准、登记备案，负责监督检查各部门记录的控制情况。4.2 相关部门负责设计、编制、审核本部门记录表格式样，并负责收集、整理、归档、保管本部门产生的相关记录。超过一年的生产过程质量记录送质量部保存；超过一年的市场客户资料及合同/订单/标书/报价等资料及其评审资料送综合管理部存档。5工作程序5.1记录的范围及分类5.1.1 管理体系运行记录如管理评审报告、合同评审记录、培训考核记录、内部审核、不符合项报告、满意度调查表等。5. 1.2产品质量记录如生产和工艺记录、质量检验记录、试验和鉴定报告等。5.2记录的媒体形式文字、图表、电子拷贝、软盘、光盘、照片等。5. 3记录表格的设计5.3. 1记录表格的设计优先执行国家、行业标准，由产生该记录文件的主管部门负责设计，质量部部长审批，交质量部备案。5. 3.2记录表格格式的更改执行文件控制程序。6. 4记录的标识5.4. 1记录标识要做到使记录易于识别、检索，防止混淆，以及必要时实现产品、过程、体系运行的可追溯性。5.4.2记录表格采用编号的方式进行标识,具体编号方式执行文件控制程序。5.5记录填写5.5.1填写应规范、完整、准确、清晰必要时应附加说明。5.5.2 记录的填写要及时、真实,不得事后补做和伪造记录。5.5.3 对于一些格式化的记录，空白应填写，无需内容记录时，应划斜线。5.5.4如已产生的记录确有更改的必要时，应采用单杠划去原记录，不得直接更改原记录，应在其上方写上更改后的记录，加盖更改人的印章或签上姓名及日期。5.5.5记录数据填写后需由复核人员对记录的数据的真实性进行签字复核或核准。5.6记录收集、归档和保存5.6.1相关部门应安排专人对本部门产生的记录进行收集、分类、整理，应妥善保存收集到的记录，保存的方式便于存取和检索。保存的环境应符合要求，防止损坏和丢失。5.6.2相关部门应按规定的期限保存记录，超过一年的生产过程质量记录送质量部保存；超过一年的市场客户资料及合同/订单/标书/报价等资料及其评审资料送综合管理部存档。5.6.3质量部将公司所有与管理体系运行有关的记录进行登记，包括名称、编号、保存期等内容，并汇总所有表格样本整理形成记录清单,给质量部长审批，并汇集备案记录的原始样本。各部门应汇总本部门的记录原始样本。5. 6.4记录的保存期限按如下规定：5.6. 4.1当顾客和法规有特殊要求的按顾客及相关法规要求规定的期限保存。5.6.4.2对与体系运行有关的记录一般保存三年。5.6.4.3台账、档案、经历记录及其它历史资料类可长期保存。5.6.4.4设计开发/项目管理记录的保存时间必须为该产品生命周期时间加1个日历年。5.6.4.5电子记录保存需进行定期备份，记录保存期限不能保证时，必要时进行刻录存放于资料室，并按规定期限保存。5.6.5记录一般由各有关部门保存，各部门将此类记录每年一次分类整理，按时间顺序装订成册后交资料室妥善保存。5.6.6记录的贮存环境应通风、干燥，防止受潮、变质、破损、丢失等，必要时应设置防护措施。贮存方式应便于查阅存取。5.7记录借阅、复制5.7.1记录未归档前，由各相关部门负责查阅。归档后由归口部门负责提供查阅服务。各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准。5.8记录的销毁处置5.8.1记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由各归口部门填写记录处置申请表部门负责人审核，经质量部部长批准，授权人执行销毁。6相关文件6.1文件控制程序7相关记录7.1记录清单7.2记录处置申请表8附录无