企业接待管理制度.docx

XX有限公司接待管理制度版本号:编制：审核：审批：发布实施:接待管理制度1 .目的为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作规范化、制度化，更好地反映我公司精神面貌，达到改善企业外部环境、树立良好企业形象的目的，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理”的原则，特制定本制度。2 .适用范围本制度适用于公司的各种对外接待工作。3 .职责行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待H作的统筹安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。各接待部门负责具体接待事宜，其他相关部门配合接待工作的有序进行。各部门如有需公司领导参加的重要接待，应提前2天告知行政部。为了更好的配合接待环节，提升公司的整体形象，特成立接待小组（具体成员见下表），接待小组成员由行政部负责组织培训并在需要接待时进行调配。接待小组成员序号姓名部门序号姓名部门15263748备注：1.公司重要接待活动，行政部根据接待工作实际需要从接待小组抽调人员，被抽调人员应积极配合完成接待服务。2.部门对口接待的以部门人员接待为主，如需其他人员协同的需提前告知行政部。4 .接待等级及接待标准按照“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理的原则，根据需接待人员的情况，划分为A、B、C三个接待等级，适用不同接待标准，具体如下：接待等级及接待标准级别来宾类型接待（陪同）人员住宿餐饮（含酒水、烟等）接待准备A级省市级以上领导、重要客户、外宾等公司领导班子成员、对口业务部门负责人三星及以上据实报销陪餐人员3-4人提前整理接待场所、准备茶水、水果，组织相关人员列队迎接、视情况制作彩旗、条幅欢迎，摄影、会议室备用B级县级领导，重要参观团队、客户验厂等对口业务经办人、部门负责人、公司主管领导协助订房，视情况承担费用150元/人陪餐人员2-3人C级政府一般人员、一般客户对口业务经办人、部门负责人协助订房，不承担住宿费用100元/人陪餐人员1-2人提前整理接待场所，准备茶水，跟踪引导注：所有招待原则上需先审批后执行，审批流程需注明招待级别，招待客户及人数，陪餐人员及人数，领用酒水品类、数量、费用预算等。5 .接待管理细则5.1 酒水管理5.1.1 公司接待酒水统一由行政部负责按公司内控制度进行出入库管理。5.1.2 领用酒水，必须先审批后领用。领用时注明接待经办部门、接待客户与人数、陪同主要人员与人数，由部门负责人、公司主管领导审批签批后，方可领用。5.1.3 宴请未使用完毕的酒水，陪餐经办人须及时退回行政部。5.2 用餐审批所有招待原则上先审批后执行,相应接待部门负责人具体安排,事前做好吃、住、行等费用预算及方案，提前一天填写预约接待申请单。所有接待申请单必须由总（副总）经理审批后交行政部。突发紧急的接待，应事先电话请示相应领导，次日补填预约接待申请单经总（副总）经理批准后交行政部。接待部门提交接待申请时需注明招待级别，招待客户及人数，陪餐人员及人数，领用酒水品类、数量、费用预算（酒水价格请咨询行政部）等。公司领导对接待级别、接待标准、陪餐人员等进行审核、批准。5.3 费用报销5.3.1 接待费用（含用餐、烟酒、礼品、水果等）报销时必须提供发票，发票要求清晰，发票上名称和实际物品必须相符，时间和地点必须接待的范围内。如遇特殊情况不能提供正规发票的，须提供清单并由两人以上签字确认,经总（副总）经理批准后方可报销。5.3.2 原则上不允许其他单据代替餐饮发票报销，如遇特殊情况必须提前通知财务部，经确认后写明情况由总（副总）经理批准后方可报销。5.3.3 每次接待费必须按照财务部规定及时、清晰地填写好费用报销单。费用报销时，须附接待申请批复件。费用超出接待级别规定的最低标准的，须附超标准说明，无正当理由的，超出部分费用由陪餐的最高领导自行负担。5.3.4 不符合上述费用报销规定的，财务部不得报销。5.3.5 上述规定在执行过程中如遇特殊情况，需调整接待标准时，须报请公司总经理批准。6 .相关记录表单6.1 预约接待申请单7 .附则本制度自公布之日起执行，由公司行政部负责解释及修改。