某上市公司行政管理制度之档案管理制度.docx

某上市公司行政管理制度之档案管理制度一、制度概述为有效保管并利用公司的档案资料，合理支持公司的运营管理，保证公司各项业务的合法、规范、高效进行，本制度制定。本制度适用于公司内所有部门和职工。二、档案分类公司档案按照档案管理法之规定分为以下几类：1 .行政管理档案：包括公司的章程、规章制度、组织机构及职能设置、行政及财务决策、人事管理、谈判合同、招标备案等文件资料；2 .财务会计档案：涉及公司的财务管理、会计、审计等资料；3 .经营管理档案：包括公司与客户之间的合同及其他外来文书、服务质量、信息宣传等资料；4 .工程技术档案：涉及公司工程建设、技术开发、研究等资料；5 .安全保卫档案：涉及公司安全管理、保卫工作等资料。三、档案管理1 .档案室的设立和管理：公司设有档案室，由专人负责档案的存储、借阅、整理等工作；档案管理员须认真按照档案管理法、档案管理规定和公司有关规章制度的要求，保证档案的安全性和管理的正规化、标准化；档案室对进入的新收到的原始文书与记录按照类别进行分类号。对于入库的所有单据都应加盖公司档案管理专用章；2 .档案的保管、利用和借阅：公司档案室应按照公司档案管理规定对档案进行严格保管，禁止将带有公司机密的档案资料带离公司；只有在具备合法授权的情况下，"涉密"文件方可被复制；公司内部借阅档案资料应填写档案借阅单、并在档案管理人员的监督下进行;公司档案室管理人员有权在必要的情况下，委托公司有关的专业机构进行档案的整理、保管、加工等工作；3 .档案的销毁：公司档案室管理员应定期清查档案，对已无继续保管价值的文件予以销毁；对于大量污损、严重破损或污染的档案资料应按规定进行处理；档案部门应制定档案销毁计划，经公司授权，由档案管理员组织销毁，销毁后进行备案。四、附则本制度所称档案包括电子档案，电子档案与纸质档案的管理应遵循本制度规定。本制度首先应在公司内部加强宣传，使所有员工明确其重要性和必要性。对本制度的修改和完善，应经公司授权和批准，并及时在公司内部宣传，确保公司档案管理的持续有效性。