小区业主委员会专职秘书管理制度.docx

小区业主委员会专职秘书管理制度根据天津市物业管理条例、关于加强和改进住宅物业管理工作的通知、XX小区业主大会议事规则，制定XX业主委员会专职秘书管理制度。一、专职秘书要求1、男女性别不限，年龄60周岁以下；2、中专（高中）及以上学历，专业不限；3、具备较好的文字综合能力、电脑应用能力和沟通协调能力，能担任业委会兼职出纳工作；4、XX业主或其直系亲属；人品正直可靠，勤勉踏实，善于学习。二、专职秘书职责业主委员会专职秘书，其岗位职责是在业委会的集体领导下，从事业委会的日常管理工作,遵守小区和业委会各项规章制度,遵守XX业主委员会纪律监督和处分制度，接受业委会和全体业主的监督。主要职责有：（一）文秘工作1、负责业委会文秘方面的相关事务，起草相关文件，制定会议流程；2、完成会议记录及整理相关文件、文书往来、资料建档和存档；3、做好印章使用登记，按照业主大会议事规则规定，妥善保管使用业委会印章；4、业主委员会文档资料、维修基金使用资料的归档整理和保管;5、业委会日常活动经费的支出、报销，原始凭证和记账凭证保管，账务管理工作；6、保持业委会办公室干净卫生。（二）协助宣传组开展工作1、在工作时间内，接听业主电话，收发整理电子邮件，并在业主群看帖，记录整理回帖及短信息；2、负责接待来访业主咨询，做好业主来访接待工作，并对其提出的意见或建议作书面登记，及时反馈给业委会主任；3、在业主群转发业委会通知。（三）协助工程和考核组开展工作1、做好小区工程修缮的全流程跟踪协助，包括前期登记、入户勘察、竣工验收等；2、协助评审委员会联系施工单位到业委会面试，协助组织开展评审会会议；3、协助做好物业合同履行过程中的考核评价工作。（四）协助服务与卫生组开展工作整理业主反馈集中的问题，及时向物业反馈。（五）业委会交办的其他事项。三、工作时间和地点（-）工作时间1、每周三至周日，9：OO至I1.30,13：30至17:30；2、按国家法定节假日享受休假。（二）工作地点1、周三至周五，可以选择到业委会办公室办公、居家办公或在小区户外灵活办公；离开业委会办公室时，要将联系电话张贴至业委会门口。2、周末要在业委会办公室办公。四、专职秘书确定流程1、本制度由业主代表会议进行表决，表决通过后，业委会根据报名的专职秘书应聘人选，组织面试，然后由业委会集体表决通过专职秘书人选；2、专职秘书每年确定一次，一年后，其他人选可自由竞聘上岗，竞聘者填写专职秘书报名表（附件一），原专职秘书可连选连任；3、在专职秘书确定后，如有其他人选想报名专职秘书，可先报名业委会顾问团队，参与业委会决策，作为专职秘书储备人选；4、专职秘书确认后，填写专职秘书确认书（附件二），即可上岗和发放补贴。五、专职秘书补贴1、专职秘书每月补贴分为基础补贴+浮动津贴+通讯补贴。其中基础补贴参照天津市最低工资标准确定，每月为2180元；浮动津贴根据专职秘书付出情况，由业委会确定，浮动范围为每月。元至1000元；通讯补贴为每月100元，主要用于业委会专用手机的通讯费支出。2、专职秘书补贴来源包括业委会活动经费、小区公共收益、业委会自筹拆借、业主捐赠等。3、专职秘书试用期两个月，试用期内，暂不发放浮动津贴。本制度自业主代表大会表决之日起生效，授权业委会执行。